Scaling Up Your Process Management

Any new business faces questions: have we found the right product/market fit? Does the business model work? Have we got enough money to keep the doors open? Typically, new businesses are focused on staying afloat, meaning anything that isn’t immediately relevant to that goal is left until later—whenever that might be!   


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Machen Sie mehr aus Ihrem Prozessmanagement


However, most businesses soon realize that staying afloat means finding the most efficient way to deliver their products or services to customers. As a result, the way a business functions starts to move into focus, with managers and staff looking to achieve the same outcome, in the same way, over and over. The quickest route to this? Establishing efficient processes. 

Once a business has clarified the responsibilities of all staff, and identified their business process framework, they are better able to minimize waste and errors, avoid misunderstandings, reduce the number of questions asked during the day-to-day business, and generally operate more smoothly and at a greater pace.

Expanding your business with process management

Of course, no new business wants to remain new for long—becoming firmly established is the immediate goal, with a focus on expansion to follow, leading to new markets, new customers, and increased profitability. Effectively outlining processes takes on even more importance when companies seek to expand. Take recruitment and onboarding, for example. 

Ad hoc employment processes may work for a start-up, but a small business looking to take the next step needs to introduce new staff members frequently and ensure they have the right information to get started immediately. The solution is a documented, scalable, and repeatable process that can be carried out as many times as needed, no matter the location or the role being filled. 

When new staff are employed, they’ll need to know how their new workplace actually functions. Once again, a clear process framework means all the daily processes needed are accessible to all staff, no matter where the employee is based. As the business grows, more and more people will come on board, each with their own skills, and very likely their own ideas and suggestions about how the business could be improved… 

Collaborative process management

Capturing the wisdom of the crowd is also a crucial factor in a successful business—ensuring all employees have a chance to contribute to improving the way the company operates. In a business with an effective process modeling framework, this means providing all staff with the capability to design and model processes themselves. 

Traditionally, business process modeling is a task for the management or particular experts, but this is an increasingly outdated view. Nobody wants to pass up the valuable knowledge of individuals; after all, the more knowledge there is available about a process, the more efficiently the processes can be modeled and optimized. Using a single source of process truth for the entire organization means companies can promote collaborative and transparent working environments, leading to happier staff, more efficient work, and better overall outcomes for the business. 

Collaborative process management helps to grow organizations avoid cumbersome, time-consuming email chains, or sifting through folders for the latest version of documents, as well as any number of other hand brakes on growth. 

Instead, process content can be created and shared by anyone, any time, helping drive a company’s digital and cloud strategies, enhance investigations and process optimization efforts, and support next-gen business transformation initiatives. In short, this radical transparency can serve as the jumping-off point for the next stage of a company’s growth. 

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Seeing the Big Picture: Combining Enterprise Architecture with Process Management

Ever tried watching a 3D movie without those cool glasses people like to take home? Two hours of blurred flashing images is no-one’s idea of fun. But with the right equipment, you get an immersive experience, with realistic, clear, and focused images popping out of the screen. In the same way, the right enterprise architecture brings the complex structure of an organization into focus.

We know that IT environments in today’s modern businesses consist of a growing number of highly complex, interconnected, and often difficult-to-manage IT systems. Balancing customer service and efficiency imperatives associated with social, mobile, cloud, and big data technologies, along with effective day-to-day IT functions and support, can often feel like an insurmountable challenge.

Enterprise architecture can help organizations achieve this balance, all while managing risk, optimizing costs, and implementing innovations. Its main aim is to support reform and transformation programs. To do this, enterprise architecture relies on the accuracy of an enterprise’s complex data systems, and takes into account changing standards, regulations, and strategic business demands.

Components of effective enterprise architecture

In general, most widely accepted enterprise architecture frameworks consist of four interdependent domains:

  • Business Architecture

A blueprint of the enterprise that provides a common understanding of the organization, and used to align strategic objectives and tactical demands. An example would be representing business processes using business process management notation.

  • Data Architecture

The domain that shows the dependencies and connections between an organization’s data, rules, models, and standards.

  • Applications Architecture

The layer that shows a company’s complete set of software solutions and their relationships with each other.

  • Infrastructure Architecture

Positioned at the lowest level, this component shows the relationships and connections of an organization’s existing hardware solutions.

Effective EA implementation means employees within a business can build a clear understanding of the way their company’s IT systems execute their specific work processes, as well as how they interact and relate to each other. It allows users to identify and analyze application and business performance, with the goal of enabling underperforming IT systems to be promptly and efficiently managed.

In short, EA helps businesses answer questions like:

  • Which IT systems are in use, and where, and by whom?
  • Which business processes relate to which IT systems?
  • Who is responsible for which IT systems?
  • How well are privacy protection requirements upheld?
  • Which server is each application run on?

The same questions, shifted slightly to refer to business processes rather than IT systems, are what drive enterprise-level business process management as well. Is it any wonder the two disciplines go together like popcorn and a good movie?

Combining enterprise architecture with process management

Successful business/IT alignment involves effectively leveraging an organization’s IT to achieve company goals and requirements. Standardized language and images (like flow charts and graphs) are often helpful in fostering mutual understanding between highly technical IT services and the business side of an organization.

In the same way, combining EA with collaborative business process management establishes a common language throughout a company. Once this common ground is established, misunderstandings can be avoided, and the business then has the freedom to pursue organizational or technical transformation goals effectively.

At this point, strengthened links between management, IT specialists, and a process-aware workforce mean more informed decisions become the norm. A successful pairing of process management, enterprise architecture, and IT gives insight into how changes in any one area impact the others, ultimately resulting in a clearer understanding of how the organization actually functions. This translates into an easier path to optimized business processes, and therefore a corresponding improvement in customer satisfaction.

Effective enterprise architecture provides greater transparency inside IT teams, and allows for efficient management of IT systems and their respective interfaces. Along with planning continual IT landscape development, EA supports strategic development of an organization’s structure, just as process management does.

Combining the two leads to a quantum leap in the efficiency and effectiveness of IT systems and business processes, and locks them into a mutually-reinforcing cycle of optimization, meaning improvements will continue over time. Both user communities can contribute to creating a better understanding using a common tool, and the synergy created from joining EA and business process management adds immediate value by driving positive changes company-wide.

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Machen Sie mehr aus Ihrem Prozessmanagement

Jedes neue Unternehmen steht vor den Fragen: Haben wir das richtige Produkt/den richtigen Marktansatz?  Funktioniert das Geschäftsmodell? Haben wir genug Liquidität? In der Regel konzentrieren sich neu gegründete Unternehmen auf das Überleben und verschieben alles, was für dieses Ziel zunächst nicht unmittelbar relevant ist, auf einen späteren Zeitpunkt.  


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Scaling up your Process Management 


Die meisten Unternehmen stellen jedoch schnell fest, dass ihr Überleben vor allem davon abhängt, ob sie ihren Kunden innovative Produkte und effiziente Dienstleistungen anbieten können. Infolgedessen rückt die Arbeitsweise des Unternehmens in den Fokus, denn Manager und Mitarbeiter möchten auf effiziente Weise gute Ergebnisse erzielen. Der schnellste Weg zum Ziel: Effiziente Prozesse. 

Das Festlegen von Rollen und Verantwortlichkeiten führt dazu, dass Arbeitsabläufe im Unternehmen optimiert werden und Mitarbeiter ihre Aufgaben reibungsloser und schneller erledigen können.

Unternehmenswachstum mit Prozessmanagement

Jedes Unternehmen will sich schnell am Markt etablieren, das eigene Wachstum vorantreiben und neue Kunden gewinnen. Auch mit diesem Ziel vor Augen ist es nicht immer leicht, effiziente Prozesse zu gestalten. Nehmen Sie zum Beispiel die Rekrutierung und das Onboarding neuer Mitarbeiter. 

Einstellungsprozesse auf Ad-hoc-Basis können für ein Start-up funktionieren, nicht aber unbedingt für ein wachstumsorientiertes, mittelständisches Unternehmen. Hier müssen immer mehr Mitarbeiter in kürzerer Zeit eingearbeitet werden. Abteilungsleiter müssen sicherstellen, dass sie über die richtigen Informationen für ihre Arbeit verfügen. Die Lösung ist ein dokumentierter, skalierbarer und wiederholbarer Prozess, der unabhängig vom Standort oder der zu besetzenden Funktion beliebig oft ausgeführt werden kann. 

Wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, müssen sie wissen, wie sie ihre Aufgaben künftig erledigen müssen. Auch hier führt ein klar definierter Prozess dazu, dass die notwendigen Abläufe, Rollen und Dokumente bekannt und zugänglich sind – und das alles über Standortgrenzen hinweg. Unternehmenswachstum bedeutet auch, dass sich immer mehr Personen mit ihren Fähigkeiten und Ideen einbringen.

 

Kollaboratives Prozessmanagement

Führungskräfte sollten auf das kollektive Know-how ihrer Mitarbeiter setzen und ihnen die Möglichkeit zu geben, zur Verbesserung der Arbeitsweise des Unternehmens beizutragen. In einem Unternehmen mit einem effektiven Rahmen zur Prozessmodellierung bedeutet dies, dass alle Mitarbeiter Prozesse selbst entwerfen und modellieren können. 

Dass die Modellierung von Geschäftsprozessen in den Aufgabenbereich des Managements oder bestimmter Experten gehört, –ist eine überholte Sichtweise. Niemand möchte auf das wertvolle Wissen des Einzelnen verzichten: Denn je mehr Erkenntnisse über einen Prozess vorliegen, desto effizienter lassen sich die Prozesse modellieren und optimieren. Unternehmen, die auf die Nutzung einer gemeinsamen Informationsquelle für ihre Prozesse setzen, können eine kollaborative und transparente Arbeitsumgebung aufbauen. Dies führt nicht nur zu zufriedenen Mitarbeitern, sondern auch zu effizienteren Arbeitsabläufen und besseren Unternehmensergebnissen. 

Das kollaborative Prozessmanagement hilft wachsenden Unternehmen dabei, ineffiziente Abläufe, wie zeitaufwändigen E-Mail-Verkehr oder das Suchen nach der neuesten Dokumentenversion und andere Wachstumsbremsen zu vermeiden. 

Stattdessen können Prozessinhalte jederzeit von allen Mitarbeitern erstellt und freigegeben werden. Auf diese Weise werden die digitalen und cloudbasierten Strategien eines Unternehmens vorangetrieben, Analysen verbessert, Prozesse optimiert und Business-Transformation-Initiativen unterstützt. Kurz gesagt: Eine derartige Prozesstransparenz kann als Basis für die nächste Wachstumsphase eines Unternehmens genutzt werden. 

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Das Gesamtbild im Fokus: Enterprise Architecture und Prozessmanagement verbinden

Haben Sie jemals versucht, einen 3D-Film ohne 3D-Brille zu schauen? Zwei Stunden undeutliche Bilder zu sehen, ist alles andere als ein Vergnügen. Doch mit der richtigen Ausrüstung genießen Sie ein beeindruckendes Erlebnis mit realistischen, klaren und scharfen Aufnahmen. Auf die gleiche Weise rückt die richtige Enterprise Architecture die komplexe Struktur einer Organisation in den Mittelpunkt des Geschehens.

Die IT-Umgebungen moderner Unternehmen bestehen aus einer wachsenden Anzahl hochkomplexer, miteinander verbundener und oft schwierig zu verwaltender IT-Systeme. Und so scheint es häufig eine unüberwindliche Herausforderung zu sein, eine Balance zwischen Kundenservice und Effizienzanforderungen herzustellen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit Social-, Mobile-, Cloud- und Big-Data-Technologien und effektiven täglichen IT-Funktionen und -Support.

Die Unternehmensarchitektur kann Organisationen dabei helfen, dieses Gleichgewicht herzustellen und zugleich Risiken zu handhaben, Kosten zu optimieren und Innovationen einzuführen. Hier steht vor allem die erfolgreiche Umsetzung von Reform- und Transformationsprogrammen im Fokus. Dabei stützt sich die Unternehmensarchitektur auf die Genauigkeit der komplexen Datensysteme eines Unternehmens. Zugleich berücksichtigt sie      die sich ändernden Standards, Vorschriften und strategischen Geschäftsanforderungen.

Komponenten einer effektiven Enterprise Architecture

Im Allgemeinen bestehen Unternehmensarchitektur-Frameworks aus vier voneinander abhängigen Disziplinen:

  • Geschäftsarchitektur

Der Blueprint des Unternehmens, der ein allgemeines Verständnis der Organisation vermittelt und dazu dient, strategische Ziele und taktische Anforderungen aufeinander abzustimmen. Ein Beispiel hierfür ist die Abbildung von Geschäftsprozessen mithilfe von Business Process Management Notation.

  • Datenarchitektur

Die Domäne, die die Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen den Daten, Richtlinien, Modellen und Standards einer Organisation aufzeigt.

  • Anwendungsarchitektur

Die Ebene, die alle Softwarelösungen eines Unternehmens und ihre Beziehungen untereinander aufzeigt.

  • Infrastrukturarchitektur

Diese Komponente befindet sich auf der untersten Architekturebene und zeigt die Beziehungen und Verbindungen der vorhandenen Hardwarelösungen eines Unternehmens auf.

Eine effektive EA-Implementierung bedeutet, dass Unternehmensmitarbeiter ein klares Verständnis dafür entwickeln, wie die IT-Systeme ihres Unternehmens die spezifischen Arbeitsprozesse ausführen und in welcher Verbindung sie zueinanderstehen. Sie ermöglicht Benutzern, die Anwendungs- und Business-Leistung zu analysieren und leistungsschwache IT-Systeme schnell und effizient in Angriff zu nehmen.

Kurz gesagt: EA hilft Unternehmen bei der Beantwortung von Fragen wie:

  • Welche IT-Systeme werden von wem wo genutzt?
  • Welche Geschäftsprozesse stehen mit welchem IT-System in Verbindung?
  • Wer ist für welche IT-Systeme verantwortlich?
  • Wie gut werden die Datenschutzanforderungen eingehalten?
  • Auf welchem ​​Server werden die jeweiligen Anwendungen ausgeführt?

Dieselben Fragen können auch auf die Geschäftsprozesse angewandt werden und bestimmen in diesem Fall das Business Process Management auf Unternehmensebene. Kein Wunder also, dass die beiden Disziplinen zusammenpassen wie Popcorn und ein guter Film, oder?

Enterprise Architecture und Prozessmanagement verbinden

Für die erfolgreiche Ausrichtung von Business und IT müssen die IT-Lösungen eines Unternehmens effektiv genutzt werden. So können sie die Unternehmensziele und -Anforderungen erfüllen. Standardisierte Sprache und Bilder (wie Flussdiagramme und Grafiken) sind oftmals hilfreich, um eine gemeinsame Brücke zwischen dem Fachbereich und der IT zu schaffen.

Auf die gleiche Weise sorgt die Kombination aus EA und kollaborativem Business Process Management für eine gemeinsame Sprache im gesamten Unternehmen. Eine solche Basis ermöglicht es, Missverständnisse zu vermeiden und organisatorische oder technische Transformationsziele effektiv zu verfolgen.

Eine stärkere Verknüpfung von Management, IT und einer prozessorientierten Belegschaft führt dazu, dass fundiertere Entscheidungen zur Norm werden. Eine erfolgreiche Kombination aus Prozessmanagement, Unternehmensarchitektur und IT gibt nicht nur Aufschluss darüber, wie sich Änderungen in einem Bereich auf die anderen Gebiete auswirken, sondern sorgt letztendlich auch für ein besseres Verständnis der tatsächlichen Funktionsweise des Unternehmens. Dies führt wiederum zu einer leichteren Optimierung der Geschäftsprozesse und einer damit einhergehenden höheren Kundenzufriedenheit.

Eine effektive Unternehmensarchitektur bietet IT-Teams mehr Transparenz und ermöglicht eine effiziente Verwaltung der IT-Systeme und ihrer jeweiligen Schnittstellen. Neben der Planung der kontinuierlichen Entwicklung der IT-Landschaft unterstützt EA – ebenso wie das Process Management – auch die strategische Entwicklung der Organisationsstruktur.

Mit der Kombination aus Enterprise Architecture und Process Management profitieren Sie von neuen Maßstäben in den Bereichen effiziente  IT-Systeme und Geschäftsprozesse sowie synchrone Optimierung und kontinuierliche Verbesserungen. Die Nutzung eines Tools für Enterprise Architecture und Business Process Management bringt Business und IT näher zusammen und erzeugt Synergien, die unmittelbaren Mehrwert schaffen und positive Veränderungen im gesamten Unternehmen vorantreiben.

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Process Paradise by the Dashboard Light

The right questions drive business success. Questions like, “How can I make sure my product is the best of its kind?” “How can I get the edge over my competitors?” and “How can I keep growing my organization?” Modern businesses take their questions further, focusing on the details of how they actually function. At this level, the questions become, “How can I make my business as efficient as possible?” “How can I improve the way my company does business?” and even, “Why aren’t my company’s processes working as they should?”


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Mit Dashboards zur Prozessoptimierung


To discover the answers to these questions (and many others!), more and more businesses are turning to process mining. Process mining helps organizations unlock hidden value by automatically collecting information on process models from across the different IT systems operating within a business. This allows for continuous monitoring of an organization’s end-to-end process landscape, meaning managers and staff gain specific operational insights into potential risks—as well as ongoing improvement opportunities.

However, process mining is not a silver bullet that turns data into insights at the push of a button. Process mining software is simply a tool that produces information, which then must be analyzed and acted upon by real people. For this to happen, the information produced must be available to decision-makers in an understandable format.

For most process mining tools, the emphasis remains on the sophistication of analysis capabilities, with the resulting data needing to be interpreted by a select group of experts or specialists within an organization. This necessarily creates a delay between the data being produced, the analysis completed, and actions taken in response.

Process mining software that supports a more collaborative approach by reducing the need for specific expertise can help bridge this gap. Only if hypotheses, analysis, and discoveries are shared, discussed, and agreed upon with a wide range of people can really meaningful insights be generated.

Of course, process mining software is currently capable of generating standardized reports and readouts, but in a business environment where the pace of change is constantly increasing, this may not be sufficient for very much longer. For truly effective process mining, the secret to success will be anticipating challenges and opportunities, then dealing with them as they arise in real time.

Dashboards of the future

To think about how process mining could improve, let’s consider an analog example. Technology evolves to make things easier—think of the difference between keeping track of expenditure using a written ledger vs. an electronic spreadsheet. Now imagine the spreadsheet could tell you exactly when you needed to read it, and where to start, as well as alerting you to errors and omissions before you were even aware you’d made them.

Advances in process mining make this sort of enhanced assistance possible for businesses seeking to improve the way they work. With the right process mining software, companies can build tailored operational cockpits that unite real-time operational data with process management. This allows for the usual continuous monitoring of individual processes and outcomes, but it also offers even clearer insights into an organization’s overall process health.

Combining process mining with an organization’s existing process models in the right way turns these models from static representations of the way a particular process operates, into dynamic dashboards that inform, guide and warn managers and staff about problems in real time. And remember, dynamic doesn’t have to mean distracting—the right process mining software cuts into your processes to reveal an all-new analytical layer of process transparency, making things easier to understand, not harder.

As a result, business transformation initiatives and other improvement plans and can be adapted and restructured on the go, while decision-makers can create automated messages to immediately be advised of problems and guided to where the issues are occurring, allowing corrective action to be completed faster than ever. This rapid evaluation and response across any process inefficiencies will help organizations save time and money by improving wasted cycle times, locating bottlenecks, and uncovering non-compliance across their entire process landscape.

Dynamic dashboards with Signavio

To see for yourself how the most modern and advanced process mining software can help you reveal actionable insights into the way your business works, give Signavio Process Intelligence a try. With Signavio’s Live Insights, all your process information can be visualized in one place, represented through a traffic light system. Simply decide which processes and which activities within them you want to monitor or understand, place the indicators, choose the thresholds, and let Signavio Process Intelligence connect your process models to the data.

Banish multiple tabs and confusing layouts, amaze your colleagues and managers with fact-based insights to support your business transformation, and reduce the time it takes to deliver value from your process management initiatives. To find out more about Signavio Process Intelligence, or sign up for a free 30-day trial, visit www.signavio.com/try.

Process mining is a powerful analysis tool, giving you the visibility, quantifiable numbers, and information you need to improve your business processes. Would you like to read more? With this guide to managing successful process mining initiatives, you will learn that how to get started, how to get the right people on board, and the right project approach.

Mit Dashboards zur Prozessoptimierung

Geschäftlicher Erfolg ergibt sich oft aus den richtigen Fragen – zum Beispiel: „Wie kann ich sicherstellen, dass mein Produkt das beste ist?“, „Wie hebe ich mich von meinen Mitbewerbern ab?“ und „Wie baue ich mein Unternehmen weiter aus?“ Moderne Unternehmen gehen über derartige Fragen hinaus und stellen vielmehr die Funktionsweise ihrer Organisation in den Fokus. Fragen auf dieser Ebene lauten dann: „Wie kann ich meine Geschäftsprozesse so effizient wie möglich gestalten?“, „Wie kann ich Zusammenarbeit meiner Mitarbeiter verbessern?“ oder auch „Warum funktionieren die Prozesse meines Unternehmens nicht so, wie sie sollten?“


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“Process Paradise by the Dashboard Light”


Um die Antworten auf diese (und viele andere!) Fragen zu erhalten, setzen immer mehr Unternehmen auf Process Mining. Process Mining hilft Unternehmen dabei, den versteckten Mehrwert in ihren Prozessen aufzudecken, indem Informationen zu Prozessmodellen aus den verschiedenen IT-Systemen eines Unternehmens automatisch erfasst werden. Auf diese Weise kann die End-to-End-Prozesslandschaft eines Unternehmens kontinuierlich überwacht werden. Manager und Mitarbeiter profitieren so von operativen Erkenntnissen und können potenzielle Risiken ebenso erkennen wie Möglichkeiten zur Verbesserung.

Process Mining ist jedoch keine „Wunderwaffe“, die Daten auf Knopfdruck in Erkenntnisse umwandelt. Eine Process-Mining-Software ist vielmehr als Werkzeug zu betrachten, das Informationen erzeugt, die anschließend analysiert und in Maßnahmen umgesetzt werden. Hierfür müssen die generierten Informationen den Entscheidungsträgern jedoch auch in einem verständlichen Format zur Verfügung stehen.

Bei den meisten Process-Mining-Tools steht nach wie vor die Verbesserung der Analysefunktionen im Fokus und die generierten Daten müssen von Experten oder Spezialisten innerhalb einer Organisation bewertet werden. Dies führt zwangsläufig dazu, dass es zwischen den einzelnen Schritten zu Verzögerungen kommt und die Abläufe bis zur Ergreifung von Maßnahmen ins Stocken geraten.

Process-Mining-Software, die einen kooperativeren Ansatz verfolgt und dadurch das erforderliche spezifische Fachwissen verringert, kann diese Lücke schließen. Denn nur wenn Informationen, Hypothesen und Analysen mit einer Vielzahl von Personen geteilt und erörtert werden, können am Ende aussagekräftige Erkenntnisse gewonnen werden.

Aktuelle Process-Mining-Software kann natürlich standardisierte Berichte und Informationen generieren. In einem sich immer schneller ändernden Geschäftsumfeld reicht dies jedoch möglicherweise nicht mehr aus. Das Erfolgsgeheimnis eines wirklich effektiven Process Minings besteht darin, Herausforderungen und geschäftliche Möglichkeiten vorherzusehen und dann in Echtzeit auf sie zu reagieren.

Dashboards der Zukunft

Nehmen wir ein analoges Beispiel, um aufzuzeigen, wie sich das Process Mining verbessern lässt. Der technologische Fortschritt soll die Dinge einfacher machen: Denken Sie beispielsweise an den Unterschied zwischen der handschriftlichen Erfassung von Ausgaben und einem Tabellenkalkulator. Stellen Sie sich nun vor, die Tabelle könnte Ihnen genau sagen, wann Sie sie lesen und wo Sie beginnen müssen, und würde Sie auf Fehler und Auslassungen aufmerksam machen, bevor Sie überhaupt bemerkt haben, dass sie Ihnen passiert sind.

Fortschrittliche Process-Mining-Tools bieten Unternehmen, die ihre Arbeitsweise optimieren möchten, genau diese Art der Unterstützung. Denn mit der richtigen Process-Mining-Software können individuelle operative Cockpits erstellt werden, die geschäftliche Daten in Echtzeit mit dem Prozessmanagement verbinden. Der Vorteil: Es werden nicht nur einzelne Prozesse und Ergebnisse kontinuierlich überwacht, sondern auch klare Einblicke in den Gesamtzustand eines Unternehmens geboten.

Durch die richtige Kombination von Process Mining mit den vorhandenen Prozessmodellen eines Unternehmens werden statisch dargestellte Funktionsweisen eines bestimmten Prozesses in dynamische Dashboards umgewandelt. Manager und Mitarbeiter erhalten so Warnungen über potenzielle Probleme und Schwachstellen in Ihren Prozessen. Und denken Sie daran, dynamisch heißt nicht zwingend störend: Die richtige Process-Mining-Software setzt an der richtigen Stelle in Ihren Prozessen an und bietet ein völlig neues Maß an Prozesstransparenz und damit an Prozessverständnis.

Infolgedessen können Transformationsinitiativen und andere Verbesserungspläne jederzeit angepasst und umstrukturiert werden und Entscheidungsträger mittels automatisierter Nachrichten sofort über Probleme informiert werden, sodass sich Korrekturmaßnahmen schneller als je zuvor umsetzen lassen. Der Vorteil: Unternehmen sparen Zeit und Geld, da Zykluszeiten verkürzt, Engpässe lokalisiert und nicht konforme Prozesse in der Prozesslandschaft der Organisation aufgedeckt werden.

Dynamische Dashboards von Signavio

 Testen Sie Signavio Process Intelligence und erleben Sie selbst, wie die modernste und fortschrittlichste Process-Mining-Software Ihnen dabei hilft, umsetzbare Einblicke in die Funktionsweise Ihres Unternehmens zu erhalten. Mit Signavios Live Insights profitieren Sie von einer zentralen Ansicht Ihrer Prozesse und Informationen, die in Form eines Ampelsystems dargestellt werden. Entscheiden Sie einfach, welche Prozesse und Aktivitäten Sie innerhalb eines Prozesses überwachen möchten, platzieren Sie Indikatoren und wählen Sie Grenzwerte aus. Alles Weitere übernimmt Signavio Process Intelligence, das Ihre Prozessmodelle mit den Daten verbindet.

Lassen Sie veraltete Arbeitsweisen hinter sich. Setzen Sie stattdessen auf faktenbasierte Erkenntnisse, um Ihre Geschäftstransformation zu unterstützen und Ihre Prozessmanagementinitiativen schneller zum Erfolg zu führen. Erfahren Sie mehr über Signavio Process Intelligence oder registrieren Sie sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion über www.signavio.com/try.

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Treffen Sie bessere Entscheidungen

Entscheidungen prägen unseren Alltag, dies beginnt schon bei der Frage, was man anziehen oder essen soll. Andere hingegen mögen auf den ersten Blick unbedeutend erscheinen, können das Leben aber gravierend verändern, wie beispielsweise die Entscheidung, ob die Überquerung einer Straße sicher ist. Je größer die relative Macht eines Entscheidungsträgers ist, desto größer ist natürlich auch die Auswirkung seiner Entscheidungen.


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“How to Make Better Decisions”


Auch der Unternehmensalltag ist geprägt durch Entscheidungen. Tatsächlich kann man ein Unternehmen als die Summe großer und kleiner Entscheidungen betrachten: Welche neuen Märkte erschlossen werden sollen, über die nächste große Werbekampagne bis hin zur Wandfarbe für das neue Büro. Im Idealfall wäre jede einzelne Entscheidung innerhalb einer Organisation Teil einer konsistenten, kohärenten Unternehmensstrategie.

Leider ist eine derartige Konsistenz für viele Unternehmen schwer umsetzbar. Den Überblick darüber zu behalten, was in der gestrigen Sitzung beschlossen wurde, geschweige denn vor Wochen, Monaten oder gar Jahren, kann schwierig sein. Die Erkennung, Kategorisierung und Standardisierung der Entscheidungsfindung kann daher eine Möglichkeit sein, diese Herausforderung zu meistern.

Strategische, taktische und operative Entscheidungen

Grundsätzlich gibt es in einem Unternehmen drei Entscheidungsebenen: Strategische Entscheidungen haben einen großen Einfluss auf das gesamte Unternehmen, wie bspw. Fusionen und Übernahmen oder die Aufgabe eines leistungsschwachen Geschäftsbereichs. Taktische Entscheidungen werden zu bestimmten Themen getroffen, z. B. wo und wie eine Marketingkampagne durchgeführt werden soll.

Und schließlich gibt es noch die operativen Entscheidungen, auf die jeder Mitarbeiter täglich in jedem Unternehmen trifft: Beispielsweise wie viele Treuepunkte ein Kunde erhält, bei welchem ​​Lieferanten Materialien und Dienstleistungen gekauft werden oder ob ein Kunde einen Kredit erhält. Millionen dieser Entscheidungen werden jeden Tag getroffen.

Der kumulative Effekt dieser operativen Entscheidungen hat einen enormen Einfluss auf die geschäftliche Leistung eines Unternehmens. Nicht unbedingt in dem Maße wie sich strategische oder taktische Entscheidungen auswirken, aber sie nehmen Einfluss darauf, wie reibungslos und effektiv die Dinge innerhalb des Unternehmens tatsächlich erledigt werden.

Risiken einer schlechten Entscheidungsfindung

Auf operativer Ebene können sich selbst kleine Entscheidungen erheblich auf das gesamte Unternehmen auswirken – vor allem dann, wenn sich diese Entscheidungen wiederholen. In vielen Fällen bedeutet dies:

  • Compliance-Verstöße: Mitarbeiter und Systeme wissen nicht, was das Management erwartet, oder welches das richtige Verfahren ist. Mit der Zeit kann dies dazu führen, dass Richtlinien generell nicht eingehalten werden.
  • Weniger Agilität: Unkontrolliert oder unstrukturiert getroffene Entscheidungen lassen sich nur schwer ändern, um schnell auf neue interne oder externe Umstände reagieren zu können.
  • Reduzierte Genauigkeit: Ohne einen klaren Entscheidungsrahmen können sich unklar und unpräzise ausgerichtete Prozesse und Praktiken weiterverbreiten.
  • Mangelnde Transparenz: Mitarbeiter und Management können möglicherweise die Faktoren nicht erkennen und verstehen, die jedoch für eine effektive Entscheidungsfindung zu berücksichtigen sind.
  • Zunehmende Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften: Viele Entscheidungen betreffen Themen wie Steuern, Finanzen und Umwelt, sodass falsch getroffene Entscheidungen zu potenziellen Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften und damit letztlich zu Straf- und Rechtskosten führen können.

Diese Risiken können sich wiederholen, wenn Entscheidungen nicht prozessbasiert, sondern aus dem Bauch heraus getroffen werden oder wenn Entscheidungsträger erst Anwendungsfälle, Berichte und Prozesse durchsuchen müssen.

Treffen Sie bessere Entscheidungen

Die richtige Entscheidung zur richtigen Zeit zu treffen, ist für den Geschäftserfolg entscheidend; doch nur wenige Unternehmen verwalten ihre Entscheidungen als separate Instanzen. Die meisten Unternehmen nutzen KPIs oder Ähnliches, um die Auswirkungen ihrer Entscheidungen zu messen, statt die eigentlichen Entscheidungsprozesse im Vorfeld zu definieren.

Hier kommt Business Decision Management (BDM) ins Spiel, mit dem Entscheidungen identifiziert, katalogisiert und modelliert werden können – insbesondere die bereits genannten operativen Entscheidungen. BDM kann zudem ihre Auswirkungen auf die Leistung quantifizieren und Metriken und Schlüsselindikatoren für die Entscheidungen erstellen.

Mit einem effektiven BDM-Ansatz und der Decision Model and Notation (DMN) können Unternehmen Modelle zur Entscheidungsfindung erstellen. DMN bietet ein klares, benutzerfreundliches Notationssystem, das Geschäftsentscheidungen einschließlich der zugrunde liegenden Richtlinien und Daten beschreibt.

Bessere Entscheidungen mit Signavio

Die Signavio Business Transformation Suite unterstützt nicht nur den DMN-Standard, sondern auch den Aufbau einer umfassenden Umgebung zur kollaborativen Ermittlung, Verwaltung und Verbesserung Ihrer Entscheidungen.

Mit dem Signavio Process Manager können Sie Entscheidungen über mehrere Geschäftsbereiche hinweg standardisieren, replizieren und wiederverwenden und diese Entscheidungen mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpfen. Der Signavio Process Manager ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, stets die beste Entscheidung für ihre Arbeit zu treffen – egal, wie komplex die Aufgaben sind.

Profitieren Sie von den vielen Vorteilen wie verbesserte Leistung und geringere Risiken und trennen Sie die Entscheidungsfindung von unklaren Prozessen und unsicheren Technologien. Registrieren Sie sich noch heute für eine kostenlose 30-Tage-Testversion und lernen Sie die Signavio Business Transformation Suite und ihre Vorteile kennen. Mehr zum Thema lesen Sie in unserem kostenlosen Whitepaper.

Process Mining als Radar: So spüren Sie Optimierungspotenziale auf!

Unklare Prozesse können den Erfolg einer digitalen Transformation schnell behindern. Process Mining kann an dieser Stelle der Initiative zum Erfolg verhelfen. 

Process Mining, funktioniert wie ein Radar. Mithilfe dieser Methode lassen sich Prozesse überwachen und Schwachstellen identifizieren. Dabei werden Prozessoptimierung und Data Mining kombiniert. Unternehmen sind so in der Lage, bessere und faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Dadurch erhalten Sie einen beispiellosen „Zugriff“ auf den versteckten Mehrwert in Ihren Prozessen. Es ist, als ob Sie auf Schatzsuche sind und genau wissen, wo Sie suchen müssen – mit einem „Bodenradar“ als Vorteil. Die Technologie bietet wertvolle, detaillierte Erkenntnisse für Ihre Entscheidungsfindung und zeigt zugleich verborgene Schätze und Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung bei bisher unentdeckten Transformationsinitiativen auf.

 

Prozesse für geschäftliche Erkenntnisse in Echtzeit

Die Ermittlung von Prozessen basierend auf Ihren Daten kann über die Standards Ihrer Mitbewerber hinausgehen, sodass Sie diesen einen Schritt voraus sind. Mithilfe von Process Mining können Sie in digitalen Transformationsprojekten genau nachvollziehen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Die umfangreichen digitalen Daten zu tatsächlichen Ereignissen, Entscheidungen und Prozesspfaden zeigen Ihnen auf, was initiiert oder bereits realisiert wurde. Aus den Analysen lassen sich anschließend konkrete Ansätze ableiten, wie etwa Maßnahmen zur Kosteneinsparung oder einem genau definierten ROI.

Dies kann sogar auf ein ganzheitliches digitales Managementsystem für die dynamische und kontinuierliche Nutzung von Erkenntnissen aus einem Unternehmen ausgeweitet werden. Process Mining ist die Grundlage der digitalen Transformation und der erforderlichen neuen Strategien, um zu verstehen, wie ein Unternehmen funktioniert.

 

Ticktack: Zeit, den Ist-Zustand des Prozesses zu ermitteln

Mit einem expansiven Process-Mining-Ansatz wird die Optimierung zu einem Kernelement der DNA Ihres Unternehmens. Durch das Aufspüren spezifischer Abläufe, die mit herkömmlichen Methoden in der Regel unentdeckt bleiben, erleichtert Process Mining das Steuern der Prozesspfade. Dies bedeutet, dass die Funktionsweise eines Unternehmens besser analysiert und gesteuert werden kann, sodass die Prozessentwicklung und -optimierung zum Wegweiser von Unternehmen wird.

Der erste Schritt zur kontinuierlichen Verbesserung besteht darin, die besten Prozesse zu ermitteln, die gemeinsam in einem Unternehmen genutzt werden können, oder die Engpässe und Ineffizienzen zu ermitteln, die sich negativ auf Ihr Unternehmensergebnis auswirken.

Neue (Prozess-) Landschaften entdecken

Im Wesentlichen ist Process Mining der nächste Baustein für den Aufbau eines effizienten Prozessmanagements sowie für Prozessoptimierungsprojekte, die Mehrwert schaffen. Es kombiniert auf innovative Weise bewährte Methoden aus Prozessmodellierung und Business Intelligence. Process Mining verbessert die Effizienz und reduziert Risiken, sodass Sie von einem signifikant höheren Mehrwert profitieren können.

Was Process Mining für Initiativen zur digitalen Transformation jedoch noch spannender macht, ist die Möglichkeit, durch unentdeckte Bereiche der Prozesslandschaft zu navigieren. Auf diese Weise können Sie den Prozesswildwuchs reduzieren und genau die Prozesse und Zusammenhänge untersuchen, die bisher auf der Strecke geblieben sind. Hierzu zählen beispielsweise unterschiedliche Abläufe, Extremfälle, Ineffizienzen, Schwachstellen und ähnliches. In der Tat müssen im Rahmen von Initiativen zur Prozessoptimierung und -transformation genau diese Prozessarten am häufigsten ermittelt und analysiert werden. Denn am Ende ist ein Unternehmen nur so stark wie sein schwächster Prozess.

Nur, wenn wir Prozesse über ihre Grenzen hinweg genau analysieren, können wir Engpässe und Schwachstellen aufdecken und die Gründe hierfür verstehen. Ist das Problem beispielsweise ein Mitarbeiter, der Standort oder der Prozess selbst? Oder sind Prozesse immer durch den geschäftlichen Kontext gerechtfertigt  – sollten Fertigungsmaschinen ununterbrochen auch ohne Auftrag anlaufen oder sollten Mitarbeiter die Arbeitsabläufe diktieren?

Versteckter Mehrwert: Verbessern Sie Ihr Kundenerlebnis

Denken Sie daran, dass nicht nur das Datenvolumen wichtig ist, sondern auch, wie Unternehmen diese Daten nutzen. Unternehmen müssen die gewonnenen Informationen zur Verbesserung des Kundenerlebnisses einsetzen, z. B. mithilfe von Customer Journey Mapping (CJM), um die tägliche Entscheidungsfindung zu optimieren und um kontinuierlich Innovationen zu entwickeln. Damit Unternehmen in der Digital Economy von heute wettbewerbsfähig bleiben und gleichzeitig den zukünftigen Erfolg sicherstellen können, müssen sie Prozesse effektiv nutzen und steuern. Jetzt! Zum Beispiel:

  • Sie sorgen für mehr Transparenz und Sichtbarkeit Ihrer operativen Abläufe, überwinden Abteilungssilos und fördern die Kommunikation und Zusammenarbeit.
  • Sie standardisieren bestimmte Aktivitäten in Ihrer Organisation, sodass alle Mitarbeiter/innen sich an verbindliche Abläufe halten und Verantwortlichkeiten wirklich geklärt sind.
  • Sie bringen das ganze Team an einen Tisch und bieten Ihrem Team die Möglichkeit, Teilaufgaben zu automatisieren.

Unternehmen, die der technologischen Entwicklung immer einen Schritt voraus sind, können agile Abläufe aufbauen, um unterschiedliche und anspruchsvollere Kundenerwartungen zu erfüllen. Zugleich können sie die Effizienz der operativen Lieferkette durch bessere Strategien für die Zusammenarbeit und Einbeziehung der Lieferanten gewährleisten.

 

Prozesse für das neue digitale Transformationszeitalter (DTx)

Ob Ihr Unternehmen bereit ist oder nicht, das digitale Transformationszeitalter ist da und die Konvergenz von Mobilität und Cloud-Speicher hat zu einer wahren Explosion an digitalen Daten geführt. Benutzer haben jederzeit, überall und auf unzähligen Geräten Online-Zugriff und generieren jede Minute Unmengen an Informationen. Einer der führenden IT-Marktanalysten, International Data Corporation (IDC), prognostiziert, dass die Welt bis 2025 rund 160 Billionen Gigabyte an Daten erzeugen wird!

Um mit der verbesserten digitalen Kohärenz Schritt zu halten, können Experten für Digitale Transformation und Excellence mithilfe von Process-Mining-Daten faktenbasierte Entscheidungen treffen und schnell auf Veränderungen reagieren. Hierzu zählen eine leichtere Integration transformativer digitaler Technologien, bessere operative Agilität und Flexibilität, optimierte Unternehmensführung und -kultur sowie die Mitarbeiterförderung. Solch ein selbsttragender Ansatz führt zu nachhaltigen Ergebnissen und schafft eine Prozesskultur innerhalb des gesamten Unternehmens.

Aufbau einer Prozesskultur in Ihrem Unternehmen

Process Mining bietet weit mehr als Erkennen, Visualisieren, Analysieren: Anhand Ihrer vorhandenen Daten können Sie die Ausführung von Prozessen automatisch in Echtzeit überwachen. Diese einfache Bewertung per Mausklick ermöglicht ein sofortiges Verständnis komplexer Prozesse. Innerhalb von Transformationsprojekten, die aufgrund ihrer Natur tiefgreifende Änderungen in geschäftlichen und organisatorischen Aktivitäten, Prozessen, Kompetenzen und Modellen erfordern, liefert Process Mining die visuelle Übersicht und ermöglicht sofortige Maßnahmen.

Mit diesen Einsichten gewinnen Sie wertvolle Gesichtspunkte zu Fragen wie:

  • Wie können Sie digitale Datenspuren nutzen, um fundiertere Entscheidungen auf Ihrem Weg der Prozessverbesserung zu treffen?
  • Wie kann die Prozessleistung überwacht und der Soll- mit dem Ist-Zustand verglichen werden?
  • Wie können überflüssige Prozesse beseitigt werden, während die Prozesse erhalten bleiben, die einen echten Mehrwert bieten?

Die Zukunft des Prozesses verstehen

Je weiter die Globalisierung voranschreitet, desto mehr ist von Führungskräften die Bereitschaft gefordert, Prozesse ganzheitlich zu verstehen und sich neuen Denkweisen zu öffnen. Eine Investition in Systeme, Verfahren, Menschen und Technologien wird nur dann erfolgreich sein, wenn es eine progressive Führung und die Offenheit für Veränderungen gibt. 

Process Mining zeichnet sich nicht nur durch umfassende Vorteile aus, sondern auch durch komplexe Möglichkeiten. Der Zugriff auf Prozesse kann jedoch einfach sein. Das Verständnis und die Anpassung an sich schnell ändernde Umstände muss über einmalige, kopflastige Prozesskorrekturen hinausgehen. Stattdessen müssen kontinuierlich Verbesserung stattfinden. Dies bedeutet jedoch auch, dass sich die DNA eines Unternehmens ständig verändert, um für neue Herausforderungen gewappnet zu sein. Ein Entwicklungsprozess, so revolutionär, dynamisch und kontinuierlich wie die konstante Veränderung des Geschäfts … und des Lebens selbst.

Starten Sie Ihre eigene Schatzsuche!

Schöpfen Sie mit Signavio Process Intelligence das Potenzial von Process Mining voll aus und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen den versteckten Mehrwert von Prozessen für sich nutzen, neue Ideen generieren und Zeit und Geld sparen kann. 

Body and Soul: Software-Roboter und datenbasierte Prozessauswertung

Software-Roboter liegen im Trend. Immer mehr Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen setzen auf Robotic Process Automation (RPA), um zeitintensive manuelle Tätigkeiten zu automatisieren, effizienter zu gestalten und von den Schultern ihrer Belegschaft zu nehmen.

Doch so vielversprechend diese Ambitionen auch klingen: Noch heute scheitern viele RPA-Projekte an der Vorbereitung. Ein Prozessschritt lässt sich schnell automatisieren, doch wurde der Prozess vorher nicht optimiert, resultiert dies oft in hohen Kosten und frustrierten Mitarbeitern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine RPA-Initiative richtig angehen, ihren Erfolg messen und langfristige Erfolge erzielen. Lernen Sie, wie Sie Process Mining gewinnbringend einsetzen, um RPA vorzubereiten. Anhand eines Service-Prozesses zeigen wir auf, warum eine Prozessoptimierung das entscheidende Erfolgskriterium für Ihre RPA-Initiative ist.

1.       Die Digitalisierung der Unternehmen: RPA und Process Mining gehen Hand in Hand

Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) zählen zu den wichtigsten Werkzeugen für Unternehmen, die auf Digitalisierung setzen, so eine Befragung des deutschen Wirtschaftsmagazins „Computerwoche“ (2019).

Rund die Hälfte der deutschen Unternehmen hat bereits mit der Analyse von Geschäftsprozessen begonnen, während 25% der Unternehmen dem Thema RPA einen hohen Stellenwert beimessen. Innovative Unternehmen verknüpfen beide Methoden miteinander: Sie setzen Software-Roboter als leistungsstarke Automatisierungstechnologie ein; die Richtung gibt die datengestützte Prozessauswertung an.

2.       Anwendungsfall: Wie ein Service-Prozess optimiert und automatisiert wird

Unternehmen aller Branchen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Signavio unterstützt mehr als 1.000 Organisationen aller Größen und Branchen bei diesem Ziel. Die cloudbasierte Software-Lösung ermöglicht Prozessverantwortlichen und Führungskräften, ihre Prozesse zu verstehen, zu analysieren und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. 

Wie sich die Prozessoptimierung gestaltet, wird im Folgenden an einem Anwendungsbeispiel gezeigt: Ein Unternehmen der Telekommunikationsindustrie verfügt über zahlreiche Service-Prozesse, darunter auch die Problembehebung im Falle einer gestörten Internetverbindung. Der Prozess gestaltet sich wie folgt:

Sobald sich ein Kunde über eine gestörte Internetverbindung beschwert, wird im Unternehmen ein Service-Prozess ausgelöst. Dieser Prozess besteht aus verschiedenen Teilschritten: Ist das Problem nach mehreren Schritten der internen Prüfung nicht behoben, ist ein Vor-Ort-Besuch eines Service-Mitarbeiters beim Kunden vorgesehen.

Dieser Service-Prozess führte im Unternehmensalltag des Telekommunikationsanbieters in der Vergangenheit regelmäßig zu internen Diskussionen. Die Prozessverantwortlichen äußerten die Vermutung, dass der Service zu viel Zeit benötige und intern hohe Kosten verursache. Im Rahmen einer Prozessinitiative wollten sie dieser Vermutung nachgehen und neue Möglichkeiten der Prozessoptimierung erarbeiten. Die folgenden Fragen waren dabei relevant:

  • Wie identifizieren wir den aktuellen Ist-Zustand des Prozesses?
  • Auf welchem Wege stoßen wir Verbesserungen an?
  • Wo lassen sich Service-Roboter einsetzen, um den Arbeitsalltag des Teams zu erleichtern?

Signavios Technologie bot den Prozessverantwortlichen die Möglichkeit, den kritischen Serviceprozess datenbasiert auszuwerten, zu optimieren und die Automatisierung von Teilschritten durch den Einsatz von Software-Robotern vorzubereiten. Im Kontext dieses Fallbeispiels erhalten Sie im Folgenden einen Einblick in die innovative SaaS-Lösung. 

2.1   Den Service-Prozess im Kontext der Customer Journey verstehen: Operative Abläufe und die Customer Experience visualisieren

Die Bearbeitung einer Kundenanfrage ist nur einer von Hunderten oder sogar Tausenden alltäglichen Prozessen in einer Organisation. Die Signavio Business Transformation Suite ermöglicht Unternehmen aller Branchen, die gesamte Prozesslandschaft zu betrachten und konstant weiterzuentwickeln.

Anhand der unterschiedlichen Komponenten dieser Technologie erarbeiteten die Prozessverantwortlichen des Telekommunikationsunternehmens eine 360°-Grad-Sicht auf alltägliche operative Abläufe:

  • Modellierung, Dokumentation und Visualisierung von Geschäftsprozessen im Kontext der Customer Journey (Signavio Process Manager) 
  • Automatisierung von Prozessschritten (Signavio Workflow Accelerator)
  • Datengestützte Auswertung von Prozessen (Signavio Process Intelligence)
  • Teamübergreifende Prozesssicht entlang der gesamten Value Chain (Signavio Collaboration Hub)

Die Mitarbeiter des Telekommunikationsunternehmens sehen im Signavio Collaboration Hub die gesamte Wertschöpfungskette ihres Unternehmens mitsamt allen Management-, Kern- und Serviceprozessen. Mit Blick auf die Prozesslandkarte navigieren sie die Ansicht auf den jeweils gesuchten Prozess: In unserem Beispiel besteht der Prozess in der Prüfung der Internetverbindung über das Glasfaserkabel.

Im Signavio Process Manager kann dieser Prozess entlang der gesamten Customer Journey eingesehen werden: Eine Persona symbolisiert den Kunden mit dem Problem der gestörten Internetverbindung. So wird seine gesamte Reise entlang unterschiedlicher Prozessschritte bis zur Lösung des Problems visualisiert.

 

Ein weiterer Klick auf den jeweiligen Prozessschritt führt zum hinterlegten Prozessmodell: Dort sind alle operativen Abläufe hinterlegt, die zur Lösung des Problems beitragen. Durch die integrierte Möglichkeit der Prozesssimulation gelingt es, den Prozess anhand verschiedener Datensätze zu prüfen und die Kosten, Durchlaufzeiten und Bottlenecks im Voraus zu berechnen. Dies ist bereits ein guter erster Schritt, um herauszufinden, wie effizient ein Prozess tatsächlich verläuft. Doch um die Ursachen der bestehenden Probleme zu ergründen, bedarf es einer datengestützten Methode der Prozessauswertung.

2.2   Von der datenbasierten Auswertung zur Prozessverbesserung: Process Mining

Die Methode des Process Minings ermöglicht Prozessverantwortlichen einen akkuraten Einblick in alltägliche operative Abläufe: Anhand datenbasierter Auswertungen gelingt es, Schwachstellen in Geschäftsprozessen sowie Optimierungspotenziale zu erkennen und herauszufinden, welche Prozesse sich tatsächlich für die Automatisierung eignen.

In unserem Beispiel wenden die Prozessverantwortlichen des Telekommunikationsunternehmens Process Mining an, um herauszufinden, an welchen Stellen der Prozess der gestörten Internetverbindung dysfunktional ist. Sie möchten herausfinden, ob sich Teilschritte durch den Einsatz von Software-Robotern automatisieren lassen.

Dafür nutzen die Prozessverantwortlichen Process Intelligence, das Analysemodul der Signavio Business Transformation Suite. In einer sogenannten Investigation erhalten sie einen detaillierten Einblick in den kritischen Prozess und können die Erfolgskennzahlen anhand unterschiedlicher Faktoren auswerten: Performance, Time, Occurrence, Variants, Loops usw.

So sehen sie beispielsweise, welche Prozessvarianten im Unternehmensalltag auftreten und auf welche Ursachen sie zurückzuführen sind. Sie greifen auf die Daten aus den ERP-Systemen der Organisation zu, um beispielsweise die Durchlaufzeiten des Prozesses zu bestimmen. Dabei sehen die Prozessverantwortlichen den tatsächlichen Ablauf eines Prozesses – und finden heraus, ob er wirklich funktioniert, wie gewünscht.

In unserem Beispiel zeigt die Datenauswertung etwa: Der Service-Prozess tritt in mehr als 240 Varianten auf – und weicht im Unternehmensalltag somit deutlich von seinem modellierten Idealzustand ab.

In der Signavio Business Transformation Suite können die erhobenen transaktionalen Daten als Overlay direkt auf das Prozessmodell gelegt werden, um die realen Zeiten für einzelne Prozessschritte anzuzeigen. Diese Visualisierung zeigt auf: Obwohl zunächst eine interne Prüfung der Störung vorgesehen ist, wird dieser Schritt im Unternehmensalltag häufig übersprungen: Dies führt dazu, dass zumeist sofort ein Außendienst-Mitarbeiter zu den Kunden fährt und eine Vor-Ort-Analyse durchführt. Dieser Schritt erweist sich häufig als unnötig und verursacht somit regelmäßig Kosten und Prozessverzögerungen.

Mit Blick auf die Ergebnisse der Datenanalyse schlussfolgern die Prozessverantwortlichen, dass Teilschritte der internen Prüfung durch Software-Roboter automatisiert werden können.

2.3   Soul meets Body: Die RPA-Implementierung planen         

Die operativen Daten aus den ERP-Systemen des Unternehmens wurden mit der Prozessdokumentation zusammengebracht. Auf diesem Wege konnte das Telekommunikationsunternehmen wertvolle Erkenntnisse zur Prozessoptimierung gewinnen und herausfinden, an welchen Stellen sich die Automatisierung durch Robotic Process Automation als sinnvoll erweist. Im Collaboration Hub kann nun die RPA-Implementierung geplant und das hinterlegte Prozessmodell angepasst werden:

Im geänderten Prozessmodell ist nun zu sehen: Prozessschritte wie „Netzwerkverbindung prüfen“ werden nicht mehr manuell durchgeführt. Ein Software-Roboter wurde so programmiert, dass er die Aktivität automatisiert anhand von vorgegebenen Eingabeinformationen übernehmen kann. Um zu prüfen, ob die Automatisierung dieser und weiterer Teilschritte sinnvoll ist, kann eine Simulation im Signavio Process Manager gestartet werden und als Testlauf mit den Daten aus Process Intelligence durchgeführt werden. So werden diese Fragen beantwortet:

  • Ist die Automatisierung sinnvoll?
  • Wie verändern Software-Roboter die Performance?
  • Wie hoch sind die Kosten, Durchlaufzeiten und der Ressourcenbedarf?
  • Erhöht sich der Return on Investment? 

3.       Signavio bringt die Prozessdokumentation mit den operativen Daten zusammen

Mit der Signavio Business Transformation Suite ist es dem Telekommunikationsunternehmen gelungen, den Prozess der gestörten Internetverbindung zu analysieren, zu optimieren und durch den Einsatz externer Software-Roboter zu automatisieren. Im Rahmen der Auswertung wurden zudem weitere Aktivitäten gefunden, die perspektivisch von Software-Robotern übernommen werden können: zum Beispiel ein Funktions-Check der Devices oder einzelne Kommunikationsaufgaben wie Bestätigungen. Somit ist der Prozess digitaler und effizienter geworden.

Das Besondere an diesem Anwendungsfall: Erst durch die Visualisierung des Prozesses in der Customer Journey und die folgende Auswertung der ERP-Daten konnte das bestehende Problem identifiziert und eine Lösung gefunden werden. Daher erwies sich der Einsatz der RPA-Technologie erst nach der Untersuchung des Ist-Zustandes als wirklich sinnvoll.

Sie möchten mehr erfahren? Hier erhalten Sie unser kostenloses Whitepaper zum Thema „Process Mining“! 

The Power of Analyzing Processes

Are you thinking BIG enough? Over the past few years, the quality of discussion regarding a ‘process’ and its interfaces between different departments has developed radically. Organizations increasingly reject guesswork, individual assessments, or blame-shifting and instead focus on objective facts: the display of throughput times, process variants, and their optimization.

But while data can hold valuable insights into business, users, customer bases, and markets, companies are sometimes unsure how best to analyze and harness their data. In fact, the problem isn’t usually a lack of data; it’s a breakdown in leveraging useful data. Being unsure how to interpret, explore, and analyze processes can paralyze any go-live, leading to a failure in the efficient interaction of processes and business operations. Without robust data analysis, your business could be losing money, talent, and even clients.

After all, analyzing processes is about letting data tell its true story for improved understanding.

The “as-is” processes

Analyzing the as-is current state helps organizations document, track, and optimize processes for better performance, greater efficiency, and improved outcomes. By contextualizing data, we gain the ability to navigate and organize processes to negate bottlenecks, set business preferences, and plan an optimized route through process mining initiatives. This focus can help across an entire organization, or on one or more specific processes or trends within a department or team.

There are several vital goals/motivations for implementing current state analysis, including:

  • Saving money and improving ROI;
  • Improving existing processes or creating new processes;
  • Increasing customer satisfaction and journeys;
  • Improving business coordination and organizational responsiveness;
  • Complying with new regulatory standards;
  • Adapting methods following a merger or acquisition.

The “to-be” processes

Simply put, if as-is maps where your processes are, to-be maps where you want them to… be. To-be process mapping documents what you want the process to look like, and by using the as-is diagram, you can work with stakeholders to identify developments and improvements of the current process, then outline those changes on your to-be roadmap.

This analysis can help you make optimal decisions for your business and innovative OpEx imperatives. For instance, at leading data companies like Google and Amazon, data is used in such a way that the analysis results make the decisions! Just think of the power Recommendation Engines, PageRank, and Demand Forecasting Systems have over the content we see. To achieve this, advanced techniques of machine learning and statistical modeling are applied, resulting in mechanically improved results from the data. Interestingly, because these techniques reference large-scale data sets and reflect analysis and results in real-time, they are applied to areas that extend beyond human decision-making.

Also, by analyzing and continuously monitoring qualitative and quantitative data, we gain insights across potential risks and ongoing improvement opportunities, too. The powerful combination of process discovery, process analysis, and conformance checking supports a collaborative approach to process improvement, giving you game-changing insights into your business. For example:

  • Which incidents would I like to detect and act upon proactively?
  • Where would task prioritization help improve overall performance?
  • Where do I know that increased transparency would help the company?
  • How can I utilize processes in place of gut feeling/experience?

Further, as the economic environment continues to change rapidly, and modern organizations keep adopting process-based approaches to ensure they are achieving their business goals, process analysis naturally becomes the perfect template for any company.

With this, process mining technology can help modern businesses manage process challenges beyond the boundaries of implementation. We can evaluate the proof of concept (PoC) for any proposed improvements, and extract relevant information from a homogenous data set. Of course, process modeling and business process management (BPM) are available to solve the potentially tricky integration phase.

Process mining and analysis initiatives

Process mining and discovery initiatives can also provide critical insights throughout the automation and any Robotic Process Automation (RPA) journey, from defining the strategy to continuous improvement and innovation. Data-based process mining can even extend process analysis across teams and individuals, decreasing incident resolution times, and subsequently improving working habits via the discovery and validation of automation opportunities.

A further example of where process mining and strategic process analysis/alignment is already paying dividends is IT incident management. Here, “incident” is an unplanned interruption to an IT service, which may be complete unavailability or merely a reduction in quality. The goal of the incident management process is to restore regular service operation as quickly as possible and to minimize the impact on business operations. Incident management is a critical process in Information Technology Library (ITIL).

Process mining can also further drive improvement in as-is incident management processes as well as exceptional and unwanted process steps, by increasing visibility and transparency across IT processes. Process mining will swiftly analyze the different working habits across teams and individuals, decreasing incident resolution times, and subsequently improving customer impact cases.

Positive and practical experiences with process mining across industries have also led to the further dynamic development of tools, use cases, and the end-user community. Even with very experienced process owners, the visualization of processes can skyrocket improvement via new ideas and discussion.

However, the potential performance gains are more extensive, with the benefits of using process mining for incident management, also including:

  • Finding out how escalation rules are working and how the escalation is done;
  • Calculating incident management KPIs, including SLA (%);
  • Discovering root causes for process problems;
  • Understanding the effect of the opening interface (email, web form, phone, etc.);
  • Calculating the cost of the incident process;
  • Aligning the incident management system with your incident management process.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic process automation (RPA) provides a virtual workforce to automatize manual, repetitive, and error-prone tasks. However, successful process automation requires specific knowledge about the intended (and potential) benefits, effective training of the robots, and continuous monitoring of their performance and processes.

With this, process mining supports organizations throughout the lifecycle of RPA initiatives by monitoring and benchmarking robots to ensure sustainable benefits. These insights are especially valuable for process miners and managers with a particular interest in process automation. By unlocking the experiences with process mining, a company better understands what is needed today, for tomorrow’s process initiatives.

To further upgrade the impact of robot-led automation, there is also a need for a solid understanding of legacy systems, and an overview of automation opportunities. Process mining tools provide key insights throughout the entire RPA journey, from defining the strategy to continuous improvement and innovation.

Benefits of process mining and analysis within the RPA lifecycle include:

  1. Overviews of processes within the company, based on specific criteria;
  2. Identification of processes suitable for RPA implementation during the preparation phase;
  3. Mining the optimal process flow/process path;
  4. Understanding the extent to which RPA can be implemented in legacy processes and systems;
  5. Monitoring and analysis of RPA performance during the transition/handover of customization;
  6. Monitoring and continuous improvement of RPA in the post-implementation phase.

The process of better business understanding

Every organization is different and brings with it a variety of process-related questions. Yet some patterns are usually repeated. For example, customers who introduce data supported process analysis as part of business transformation initiatives will typically face challenges in harmonizing processes from fragmented sectors and regional locations. Here it helps enormously to base actions on data and statistics from the respective processes, instead of relying on the instincts and estimations of individuals.

With this, process analysis which is supported by data, enables a fact-based discussion, and builds a bridge between employees, process experts and management. This helps avoid siloed thinking, as well as allowing the transparent design of handovers and process steps which cross departmental boundaries within an organization.

In other words, to unlock future success and transformation, we must be processing… today.

Find out more about process mining with Signavio Process Intelligence, and see how it can help your organization uncover the hidden value of process, generate fresh ideas, and save time and money.