Christopher Kipp

Einstieg in Natural Language Processing – Artikelserie

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Unter Natural Language Processing (NLP) versteht man ein Teilgebiet der Informatik bzw. der Datenwissenschaft, welches sich mit der Analyse und Auswertung , aber auch der Synthese natürlicher Sprache befasst. Mit natürlichen Sprachen werden Sprachen wie zum Beispiel Deutsch, Englisch oder Spanisch bezeichnet, welche nicht geplant entworfen wurden, sondern sich über lange Zeit allein durch ihre Benutzung entwickelt haben. Anders ausgedrückt geht es um die Schnittstelle zwischen unserer im Alltag verwendeten und für uns Menschen verständlichen Sprache auf der einen, und um deren computergestützte Auswertung auf der anderen Seite.

Diese Artikelserie soll eine Einführung in die Thematik des Natural Language Processing sein, dessen Methoden, Möglichkeiten, aber auch der Grenzen . Im einzelnen werden folgende Themen näher behandelt:

1. Artikel – Natürliche vs. Formale Sprachen
2. Artikel – Preprocessing von Rohtext mit Python
3. Artikel – Möglichkeiten/Methoden der Textanalyse an Beispielen (erscheint demnächst…)
4. Artikel – NLP, was kann es? Und was nicht? (erscheint demnächst…)

Zur Verdeutlichung der beschriebenen Zusammenhänge und Methoden und um Interessierten einige Ideen für mögliche Startpunkte aufzuzeigen, werden im Verlauf der Artikelserie an verschiedenen Stellen Codebeispiele in der Programmiersprache Python vorgestellt.
Von den vielen im Internet zur Verfügung stehenden Python-Paketen zum Thema NLP, werden in diesem Artikel insbesondere die drei Pakete NLTK, Gensim und Spacy verwendet.

Dr. Peter Lauf

R oder Python – Die Sprache der Wahl in einem Data Science Weiterbildungskurs

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Die KDnuggets, ein einflussreicher Newletter zu Data Mining und inzwischen auch zu Data Science, überraschte kürzlich mit der Meldung „Python eats away at R: Top Software for Analytics, Data Science, Machine Learning in 2018. Trends and Analysis“.[1] Grundlage war eine Befragung, an der mehr als 2300 KDNuggets Leser teilnahmen. Nach Bereinigung um die sogenannten „Lone Voters“, gingen insgesamt 2052 Stimmen in die Auswertung ein.

Demnach stieg der Anteil der Python-Nutzer von 2017 bis 2018 um 11% auf 65%, während mit 48% weniger als die Hälfte der Befragungsteilnehmer noch R nannten. Gegenüber 2017 ging der Anteil von R um 14% zurück. Dies ist umso bemerkenswerter, als dass bei keinem der übrigen Top Tools eine Verminderung des Anteils gemessen wurde.

Wir verzichten an dieser Stelle darauf, die Befragungsergebnisse selbst in Frage zu stellen oder andere Daten herbeizuziehen. Stattdessen nehmen wir erst einmal die Zahlen wie sie sind und konzedieren einen gewissen Python Hype. Das Python Konjunktur hat, zeigt sich z.B. in der wachsenden Zahl von Buchtiteln zu Python und Data Science oder in einem Machine Learning Tutorial der Zeitschrift iX, das ebenfalls auf Python fußt. Damit stellt sich die Frage, ob ein Weiterbildungskurs zu Data Science noch guten Gewissens auf R als Erstsprache setzen kann.

Der Beantwortung dieser Frage seien zwei Bemerkungen vorangestellt:

  1. Ob die eine Sprache „besser“ als die andere ist, lässt sich nicht abschließend beantworten. Mit Blick auf die Teilarbeitsgebiete des Data Scientists, also Datenzugriff, Datenmanipulation und Transformation, statistische Analysen und visuelle Aufbereitung zeigt sich jedenfalls keine prinzipielle Überlegenheit der einen über die andere Sprache.
  2. Beide Sprachen sind quicklebendig und werden bei insgesamt steigenden Nutzerzahlen dynamisch weiterentwickelt.

Das Beispiel der kürzlich gegründeten Ursa Labs[2] zeigt überdies, dass es zukünftig weniger darum gehen wird „Werkzeuge für eine einzelne Sprache zu bauen…“ als darum „…portable Bibliotheken zu entwickeln, die in vielen Programmiersprachen verwendet werden können“[3].

Die zunehmende Anwendung von Python in den Bereichen Data Science und Machine Learning hängt auch damit zusammen, dass Python ursprünglich als Allzweck-Programmiersprache konzipiert wurde. Viele Entwickler und Ingenieure arbeiteten also bereits mit Python ohne dabei mit analytischen Anwendungen in Kontakt zu kommen. Wenn diese Gruppen gegenwärtig mehr und mehr in den Bereichen Datenanalyse, Statistik und Machine Learning aktiv werden, dann greifen sie naturgemäß zu einem bekannten Werkzeug, in diesem Fall zu einer bereits vorhandenen Python Implementation.

Auf der anderen Seite sind Marketingfachleute, Psychologen, Controller und andere Analytiker eher mit SPSS und Excel vertraut. In diesen Fällen kann die Wahl der Data Science Sprache freier erfolgen. Für R spricht dann zunächst einmal seine Kompaktheit. Obwohl inzwischen mehr als 10.000 Erweiterungspakete existieren, gibt es mit www.r-project.org immer noch eine zentrale Anlaufstelle, von der über einen einzigen Link der Download eines monolithischen Basispakets erreichbar ist.

Demgegenüber existieren für Python mit Python 2.7 und Python 3.x zwei nach wie vor aktive Entwicklungszweige. Fällt die Wahl z.B. auf Python 3.x, dann stehen mit Python3 und Ipython3 wiederum verschiedene Interpreter zur Auswahl. Schließlich gibt es noch Python Distributionen wie Anaconda. Anaconda selbst ist in zwei „Geschmacksrichtungen“ (flavors) verfügbar als Miniconda und eben als Anaconda.

R war von Anfang an als statistische Programmiersprache konzipiert. Nach allen subjektiven Erfahrungen eignet es sich allein schon deshalb besser zur Erläuterung statistischer Methoden. Noch vor wenigen Jahren galt R als „schwierig“ und Statistikern vorbehalten. In dem Maße, in dem wissenschaftlich fundierte Software Tools in den Geschäftsalltag vordringen wird klar, dass viele der zunächst als „schwierig“ empfundenen Konzepte letztlich auf Rationalität und Arbeitsersparnis abzielen. Fehler, Bugs und Widersprüche finden sich in R so selbstverständlich wie in allen anderen Programmiersprachen. Bei der raschen Beseitigung dieser Schwächen kann R aber auf eine große und wache Gemeinschaft zurückgreifen.

Die Popularisierung von R erhielt durch die Gründung des R Consortiums zu Beginn des Jahres 2015 einen deutlichen Schub. Zu den Initiatoren dieser Interessengruppe gehörte auch Microsoft. Tatsächlich unterstützt Microsoft R auf vielfältige Weise unter anderem durch eine eigene Distribution unter der Bezeichnung „Microsoft R Open“, die Möglichkeit R Code in SQL Anweisungen des SQL Servers absetzen zu können oder die (angekündigte) Weitergabe von in Power BI erzeugten R Visualisierungen an Excel.

Der Vergleich von R und Python in einem fiktiven Big Data Anwendungsszenario liefert kein Kriterium für die Auswahl der Unterrichtssprache in einem Weiterbildungskurs. Aussagen wie x ist „schneller“, „performanter“ oder „besser“ als y sind nahezu inhaltsleer. In der Praxis werden geschäftskritische Big Data Anwendungen in einem Umfeld mit vielen unterschiedlichen Softwaresystemen abgewickelt und daher von vielen Parametern beeinflusst. Wo es um Höchstleistungen geht, tragen R und Python häufig gemeinsam zum Ergebnis bei.

Der Zertifikatskurs „Data Science“ der AWW e. V. und der Technischen Hochschule Brandenburg war schon bisher nicht auf R beschränkt. Im ersten Modul geben wir z.B. auch eine Einführung in SQL und arbeiten mit ETL-Tools. Im gerade zu Ende gegangenen Kurs wurde Feature Engineering auf der Grundlage eines Python Lehrbuchs[4] behandelt und die Anweisungen in R übersetzt. In den kommenden Durchgängen werden wir dieses parallele Vorgehen verstärken und wann immer sinnvoll auch auf Lösungen in Python hinweisen.

Im Vertiefungsmodul „Machine Learning mit Python“ schließlich ist Python die Sprache der Wahl. Damit tragen wir der Tatsache Rechnung, dass es zwar Sinn macht in die grundlegenden Konzepte mit einer Sprache einzuführen, in der Praxis aber Mehrsprachigkeit anzutreffen ist.

[1] https://www.kdnuggets.com/2018/05/poll-tools-analytics-data-science-machine-learning-results.html

[2] https://ursalabs.org/

[3] Statement auf der Ursa Labs Startseite, eigene Übersetzung.

[4] Sarkar, D et al. Practical Machine Learning with Python, S. 177ff.

Kyle Weller

Bringing intelligence to where data lives: Python & R embedded in T-SQL

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Introduction

Did you know that you can write R and Python code within your T-SQL statements? Machine Learning Services in SQL Server eliminates the need for data movement. Instead of transferring large and sensitive data over the network or losing accuracy with sample csv files, you can have your R/Python code execute within your database. Easily deploy your R/Python code with SQL stored procedures making them accessible in your ETL processes or to any application. Train and store machine learning models in your database bringing intelligence to where your data lives.

You can install and run any of the latest open source R/Python packages to build Deep Learning and AI applications on large amounts of data in SQL Server. We also offer leading edge, high-performance algorithms in Microsoft’s RevoScaleR and RevoScalePy APIs. Using these with the latest innovations in the open source world allows you to bring unparalleled selection, performance, and scale to your applications.

If you are excited to try out SQL Server Machine Learning Services, check out the hands on tutorial below. If you do not have Machine Learning Services installed in SQL Server,you will first want to follow the getting started tutorial I published here: 

How-To Tutorial

In this tutorial, I will cover the basics of how to Execute R and Python in T-SQL statements. If you prefer learning through videos, I also published the tutorial on YouTube.

Basics

Open up SQL Server Management Studio and make a connection to your server. Open a new query and paste this basic example: (While I use Python in these samples, you can do everything with R as well)

Sp_execute_external_script is a special system stored procedure that enables R and Python execution in SQL Server. There is a “language” parameter that allows us to choose between Python and R. There is a “script” parameter where we can paste R or Python code. If you do not see an output print 7, go back and review the setup steps in this article.

Parameter Introduction

Now that we discussed a basic example, let’s start adding more pieces:

Machine Learning Services provides more natural communications between SQL and R/Python with an input data parameter that accepts any SQL query. The input parameter name is called “input_data_1”.
You can see in the python code that there are default variables defined to pass data between Python and SQL. The default variable names are “OutputDataSet” and “InputDataSet” You can change these default names like this example:

As you executed these examples, you might have noticed that they each return a result with “(No column name)”? You can specify a name for the columns that are returned by adding the WITH RESULT SETS clause to the end of the statement which is a comma separated list of columns and their datatypes.

Input/Output Data Types

Alright, let’s discuss a little more about the input/output data types used between SQL and Python. Your input SQL SELECT statement passes a “Dataframe” to python relying on the Python Pandas package. Your output from Python back to SQL also needs to be in a Pandas Dataframe object. If you need to convert scalar values into a dataframe here is an example:

Variables c and d are both scalar values, which you can add to a pandas Series if you like, and then convert them to a pandas dataframe. This one shows a little bit more complicated example, go read up on the python pandas package documentation for more details and examples:

You now know the basics to execute Python in T-SQL!

Did you know you can also write your R and Python code in your favorite IDE like RStudio and Jupyter Notebooks and then remotely send the execution of that code to SQL Server? Check out these documentation links to learn more: https://aka.ms/R-RemoteSQLExecution https://aka.ms/PythonRemoteSQLExecution

Check out the SQL Server Machine Learning Services documentation page for more documentation, samples, and solutions. Check out these E2E tutorials on github as well.

Would love to hear from you! Leave a comment below to ask a question, or start a discussion!

Hoang Tu Nguyen

Datenmodell: Sternschema

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Ob es unsere Schritte während des Sports sind, Klicks auf Websiten oder auch Geschäftszahlen eines Unternehmens – all diese Informationen werden in Form von Daten gespeichert. Dabei fallen große Mengen an Daten an, die in der Regel in einer relationalen Datenbank gespeichert werden, um sie besonders gut administrieren zu können.
Gerade in einem Unternehmen ist es wichtig, dass mehrere Benutzer parallel und mit wenig Verzögerung Anfragen und Änderungen in den Daten durchführen können. Daher werden viele Datenbanken in Unternehmen als OLTP-Datenbank-Systeme ausgelegt. OLTP steht für Online Transaction Processing, auch Echtzeit-Transaktionsverarbeitung ist dafür optimiert, schnelle und parallele Zugriffe auf Daten in der Datenbank zu gewährleisten.
Möchte man hingegen Daten auswerten und analysieren, sind OLTP-Datenbanken-Systeme weniger geeignet, da sie nicht für diese Art von Anfragen konzipiert worden sind. Um effektiv analytische Befehle an eine Datenbank stellen zu können, werden daher Datenbanken genutzt, die mit einer OLAP-Verarbeitung arbeiten. OLAP ist die Abkürzung für Online Analytical Processing. Im Gegensatz zu OLTP, in welchen die Daten in einem zweidimensionalen Modell gespeichert werden, sind Daten in einem OLAP-System in einer multidimensionalen Struktur untergebracht, welche für die Durchführung komplexer Analysebefehle optimiert ist.
Für Analysen werden oft Daten aus mehreren Datenbanken benötigt, weswegen sie in einem Datenlager – oder auch Data Warehouse genannt – zusammengefasst und gespeichert werden. Ein Data Warehouse, welche auf der OLAP-Verarbeitung basiert, ist somit eine für Analysezwecke optimierte Datenbank.
Es gibt verschiedene Datenmodelle um die Daten in einem Data Warehouse anzulegen. Das verbreiteste Datenmodell für diese Zwecke ist das sogenannte Sternen-Schema (Star Schema). Neben dem Sternen-Schema gibt es auch die sogenannten Galaxy- und Snowflake-Schemen, die wiederum eine Erweiterung des zuerst genannten Datenmodells sind. In diesem Artikel werden wir das Sternschema näher beleuchten.

Aufbau und Funktionsweise

Bei einem Sternschema werden die Daten grundlegend in zwei Gruppen unterteilt:

  • Fakten, manchmal auch Metriken, Messwerte oder Kennzahlen genannt, sind die zu verwaltenden bzw. die zu analysierenden Daten und werden fortlaufend in der Faktentabelle gespeichert. Beispielhaft für Fakten sind Umsätze sowie Verkaufszahlen eines Unternehmens. Sie haben stets eine numerische Form.
  • Dimensionen sind die Attribute bzw. Eigenschaften der Fakten und beschreiben sozusagen die Fakten im Detail. Diese werden in Dimensionstabellen gelistet. Jeder Dimensionsdatensatz bzw. jede Zeile einer Dimensionstabelle wird durch Primärschlüssel eindeutig identifiziert. Diese Schlüssel werden in der Faktentabelle als Fremdschlüssel gespeichert und somit sind Dimensions- und Faktentabelle miteinander verknüpft.

Beispiel: Max Mustermann, 25 Jahre alt, wohnhaft in Musterstadt hat eine Kaffeemaschine mit dem Namen ‘Musterpresso’ am 01.01.2018 um 15:00:00 gekauft.

Wie in der Abbildung dargestellt, werden die Details, als Attribute dargestellt, vom Kunden wie Namen, Alter oder Wohnort in der Dimensionstabelle “Kunde” gespeichert und mit dem Primärschlüssel (in diesem Beispiel “1111”) gekennzeichnet. Dieser wird in der Faktentabelle als Fremdschlüssel gespeichert. Analog zu den Daten vom Kunden werden auch Dimensionstabellen für die Größen

  • Bestellung,
  • Produkt,
  • Produktkategorie und
  • Zeit gebildet.

Die Fakten, welche in diesem Beispiel der Umsatz von Max Mustermann ein Fakt wäre, können nun mithilfe der Fremdschlüssel

  • Kunden ID,
  • Bestellung ID,
  • Produkt ID,
  • Produktkategorie ID und
  • Zeit

aus der Faktentabelle aufgerufen werden.

Bei der Bildung von Tabellen ist es möglich, dass identische Werte mehrfach gespeichert werden. Dabei können Redundanzen und Anomalien in der Datenbank enstehen, welche zusätzlich einen erhöhten Speicherbedarf erfordern. Um dies zu verhindern werden Tabellen normalisiert. Bei einer Normalisierung einer Tabelle bzw. einer Tabellenstruktur wird es angestrebt, Redundanzen bis auf ein Maximum zu reduzieren. Je nach Grad der Normalisierung können diese in verschiedene Normalformen (1NF -2NF-3NF-BCNF-4NF-5NF) unterteilt werden.

Die Normalisierung in eine höhere Normalform hat jedoch zur Folge, dass die Abfrage-Performance abnimmt. Da das Sternschema-Modell darauf ausgelegt ist Leseoperationen effizient durchzuführen, sind Faktentabellen in der dritten Normalform (3NF) abgespeichert, da alle Redundanzen in dieser Form beseitigt worden sind und dennoch eine hohe Performance gewährleistet. Dimensionstabellen sind hingegen nur bis zur zweiten Normalform (2NF) optimiert. Es werden also bewusst Redundanzen und ein erhöhter Speicherbedarf in den Dimensionstabellen für eine schnelle Abfrage der Daten in Kauf genommen.

Vor- und Nachteile

Wie bereits erwähnt, sind Dimensionstabellen im Sternschema nicht vollständig normalisiert. Damit nimmt man zugunsten höherer Performance mögliche Anomalien und auch einen erhöhten Speicherbedarf in Kauf. Durch das einfache Modell ist dafür jedoch eine intuitive Bedienung möglich und auch Veränderungen sowie Erweiterungen des Modell sind leicht realisierbar.

Vorteile Nachteile
Einfaches Modell ermöglicht eine intuitive Bedienung. Durch mehrfaches Speichern identischer Werte steigt die Redundanz in den Dimenionstabellen
Veränderungen und Erweiterungen können leicht umgesetzt werden. Bei häufigen Abfragen sehr großer Dimensionstabellen verschlechtern sich die Antwortzeiten
Durch Verzicht der Normalisierung in den Dimensionstabellen ist die hierarchische Beziehung innerhalb einer Dimension leicht darstellbar Erhöhter Speicherbedarf durch Nicht-Normalisierung der Dimensionstabellen

Zusammenfassung

Das Sternschema ist ein Datenmodell, welches für analytische Zwecke im Data Warehouse und bei OLAP-Anwendungen zum Einsatz kommt. Es ist darauf optimiert, effiziente Leseoperationen zu gewährleisten.
Der Name des Modells beruht auf der sternförmigen Anordnung von Dimensionstabellen um die Faktentabelle, wobei die Dimensionstabellen die Attribute der Fakten beinhalten und in den Faktentabellen die zu analysierenden Größen gespeichert sind. Charakteristisch ist dabei, dass die Dimensionstabellen nicht bis zur dritten Normalform normalisiert sind. Der sich daraus ergebende Vorteil ist die schnelle Verarbeitung von Abfragen. Auch ist die intuitive Bedienung ein positiver Aspekt des einfachen Datenmodells. Jedoch können durch den Verzicht der Normalisierung Redundanzen innerhalb der Dimensionstabellen durch mehrfache Speicherung von identischen Werten entstehen. Ebenfalls ist bei häufigen Anfragen von großen Dimensionstabellen ein verschlechtertes Antwortverhalten feststellbar.
Daher sind sie vor allem dann effektiv, wenn

  • schnelle Anfrageverarbeitungen notwendig sind,
  • sich schnell ändernde Datenstrukturen (der Original-Daten) vorliegen,
  • Dimensionstabellen in ihrer Größe überschaubar bleiben,
  • und ein breites Spektrum an Benutzern Zugriff auf die Daten benötigt.
Robert Schmitz

Ständig wachsende Datenflut – Muss nun jeder zum Data Scientist werden?

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Weltweit rund 163 Zettabyte – so lautet die Schätzung von IDC für die Datenmenge weltweit im Jahr 2025. Angesichts dieser kaum noch vorstellbaren Zahl ist es kein Wunder, wenn Anwender in Unternehmen sich überfordert fühlen. Denn auch hier muss vieles analysiert werden – eigene Daten aus vielen Bereichen laufen zusammen mit Daten Dritter, seien es Dienstleister, Partner oder gekaufter Content. Und all das wird noch ergänzt um Social Content – und soll dann zu sinnvollen Auswertungen zusammengeführt werden. Das ist schon für ausgesprochene Data Scientists keine leichte Aufgabe, von normalen Usern ganz zu schweigen. Doch es gibt eine gute Nachricht dabei: den Umgang mit Daten kann man lernen.

Echtes Datenverständnis – Was ist das?

Unternehmen versuchen heute, möglichst viel Kapital aus den vorhandenen Daten zu ziehen und erlauben ihren Mitarbeitern kontrollierten, aber recht weit gehenden Zugriff. Das hat denn auch etliche Vorteile, denn nur wer Zugang zu Daten hat, kann Prozesse beurteilen und effizienter gestalten. Er kann mehr Informationen zu Einsichten verwandeln, Entwicklungen an den realen Bedarf anpassen und sogar auf neue Ideen kommen. Natürlich muss der Zugriff auf Informationen gesteuert und kontrolliert sein, denn schließlich muss man nicht nur Regelwerken wie Datenschutzgrundverordnung gehorchen, man will auch nicht mit den eigenen Daten dem Wettbewerb weiterhelfen.

Aber davon abgesehen, liegt in der umfassenden Auswertung auch die Gefahr, von scheinbaren Erkenntnissen aufs Glatteis geführt zu werden. Was ist wahr, was ist Fake, was ein Trugschluss? Es braucht einige Routine um den Unsinn in den Daten erkennen zu können – und es braucht zuverlässige Datenquellen. Überlässt man dies den wenigen Spezialisten im Haus, so steigt das Risiko, dass nicht alles geprüft wird oder auf der anderen Seite Wichtiges in der Datenflut untergeht. Also brauchen auch solche Anwender ein gewisses Maß an Datenkompetenz, die nicht unbedingt Power User oder professionelle Analytiker sind. Aber in welchem Umfang? So weit, dass sie fähig sind, Nützliches von Falschem zu unterscheiden und eine zielführende Systematik auf Datenanalyse anzuwenden.

Leider aber weiß das noch nicht jeder, der mit Daten umgeht: Nur 17 Prozent von über 5.000 Berufstätigen in Europa fühlen sich der Aufgabe gewachsen – das sagt die Data-Equality-Studie von Qlik. Und für Deutschland sieht es sogar noch schlechter aus, hier sind es nur 14 Prozent, die glauben, souverän mit Daten umgehen zu können. Das ist auch nicht wirklich ein Wunder, denn gerade einmal 49 Prozent sind (in Europa) der Ansicht, ausreichenden Zugriff auf Daten zu haben – und das, obwohl 85 Prozent glauben, mit höherem Datenzugriff auch einen besseren Job machen zu können.

Mit Wissens-Hubs die ersten Schritte begleiten

Aber wie lernt man denn nun, mit Daten richtig oder wenigstens besser umzugehen? Den Datenwust mit allen Devices zu beherrschen? An der Uni offensichtlich nicht, denn in der Data-Equality-Studie sehen sich nur 10 Prozent der Absolventen kompetent im Umgang mit Daten. Bis der Gedanke der Datenkompetenz Eingang in die Lehrpläne gefunden hat, bleibt Unternehmen nur die Eigenregie  – ein „Learning by Doing“ mit Unterstützung. Wie viel dabei Eigeninitiative ist oder anders herum, wieviel Weiterbildung notwendig ist, scheint von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich zu sein. Einige Ansätze haben sich jedoch schon bewährt:

  • Informationsveranstaltungen mit darauf aufbauenden internen und externen Schulungen
  • Die Etablierung von internen Wissens-Hubs: Data Scientists und Power-User, die ihr Know-how gezielt weitergeben: ein einzelne Ansprechpartner in Abteilungen, die wiederum ihren Kollegen helfen können. Dieses Schneeball-Prinzip spart viel Zeit.
  • Eine Dokumentation, die gerne auch informell wie ein Wiki oder ein Tutorial aufgebaut sein darf – mit der Möglichkeit zu kommentieren und zu verlinken. Nützlich ist auch ein Ratgeber, wie man Daten hinterfragt oder wie man Datenquellen hinter einer Grafik bewertet.
  • Management-Support und Daten-Incentives, die eine zusätzliche Motivation schaffen können. Dazu gehört auch, Freiräume zu schaffen, in denen sich Mitarbeiter mit Daten befassen können – Zeit, aber auch die Möglichkeit, mit (Test-)Daten zu spielen.

Darüber hinaus aber braucht es eine Grundhaltung, die sich im Unternehmen etablieren muss: Datenkompetenz muss zur Selbstverständlichkeit werden. Wird sie zudem noch spannend gemacht, so werden sich viele Mitarbeiter auch privat mit der Bewertung und Auswertung von Daten beschäftigen. Denn nützliches Know-how hat keine Nutzungsgrenzen – und Begeisterung steckt an.

Lisa Sagal

OLAP Technology in Business Intelligence

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Data in Business Intelligence
Business processes traditionally comprise three stages of data management: collecting, analyzing, and reporting. First, data should be gathered from all the sources through ETL tools (Extract, Transform, Load). After this, there are often issues occurring connected with data consistency hence the data should be cleaned and structured using the function of metadata. Once the data are provided to the end-user in a readable and transparent way it is ready to be analyzed. There are multiple applications ensuring data analysis including Data Mining, OLAP, BI. In order to carry out in-depth and coherent analysis, the best approach is to initially determine KPI as these are the criteria to assess the progress in relation to the goals set.

OLAP definition
OLAP tool belongs to Business Intelligence concept intended for big data management and is short for Online Analytical Processing. OLAP conducts multidimensional data analysis and enables end-users to perform complicated calculations, trend analysis, ‘what-if’ scenarios and the like. Furthermore, owing to OLAP it’s possible to conduct planning and forecasting, budgeting and financial reporting, analysis, and data modeling which contributes to successful decision making in business.

OLAP Structure
An OLAP cube is composed of dimensions containing aggregated information referred to and measures which include numerical data. Dimensions are arranged in hierarchies which in their turn are indicators to determine the rate of granularity; the rate is called a level. The most common dimensions are location, product, and time. The lowest granularity level of a time dimension may be hours while the highest one can present years. This way when there is a query to be responded the measures contribute to filter out the data and select the right object inside the dimension. In the center of the cube there is a star or a snowflake schema which all the dimensions refer to.

OLAP main characteristics
Here are the main features characterizing the OLAP tool”:

– The data in OLAP is structured as a multidimensional cube.
– The cube structure allows users to see the information from various angles given location, products, demographics, time, etc.
– Rapid data access and analysis due to precalculated aggregations.
– Simple and intuitive interface.
– OLAP doesn’t require IT skills or SQL knowledge (as some other business intelligence software tools). Hence its operation eases the burden of IT department.
– The tool supports complex custom calculations
– The OLAP databases maintain historical data and are updated not constantly but regularly.
– The cube design and building process is the pivotal step on the way to successful data processing.

OLAP requirements
When the OLAP technology was invented there were twelve rules generated to follow so that it complies with the concept of online data processing:

Multidimensional
Not only the OLAP view has to be multidimensional but the data should as well be stored in this way of structure in order to provide the multidimensional analysis.

Transparent
The architecture has to be transparent to let the user see and understand the functionality and the client server of the application.

Accessible
The end user must have an opportunity to access the information in its consistent view without any issues related to the sources where the data come from or the way the data are maintained in OLAP.

Consistent Reporting
The data are regularly upgraded and its volume grows progressively although the user shouldn’t see problems changes in the process of scheduled reporting regarding that.

Client-Server
OLAP application has to manage client-server architecture as it manages vast volumes of data often requiring a core server for storage and maintenance.

Common Dimensionality
The main feature of the dimension structure in OLAP must be the same for all the dimensions to keep the data consistent, accurate, valid, complete, etc. Thus the dimensions have to possess common operation capabilities and be equal in structure.

Dynamic Sparse Matrix Handling
A usual OLAP application must manage to deal with sparse matrices and shouldn’t let the cube expand excessively as a usual OLAP cube is relatively sparse.

Multi-User
OLAP technology is originally supposed to provide an opportunity to access the data for multiple users simultaneously. The process of data management must at the same time be ensured with security and integrity.

Unrestricted Cross-dimensional Operations
A typical OLAP application is meant to handle all calculations and operations (such as slice-and-dice, drill up-down, drill through etc.) without the participation of the user. Commonly the tool delivers a language to exploit while requiring specified information.

Intuitive Data Manipulation
All OLAP operations which handle dimensions, measures, hierarchies, levels etc. have to be user-friendly and easily adopted without requiring additional technical skills. An average employee is considered to cope with the data navigation and management through clear displaying and handy operations.

Flexible Reporting
The main function – reporting must be flexible with a view to organizing all the rows, columns, and page setup containing a requisite number of dimensions and hierarchies from the data. As a result, the user has to gain a report comprising all the needed members and the relations between them.

Unlimited Dimensions and Aggregation Levels
When the technology was designed it was intended to be able to contain up to twenty dimensions in the cube. Each dimension had to provide as many aggregation levels inside a hierarchy as required. The idea was to manage great volumes of data keeping end-users absolutely aware of the performance of the organization.

Advantages of OLAP
Speed
Before OLAP was invented and introduced to the market there hadn’t been a tool to rapidly run the queries and it had taken long to retrieve the required information from the data. Thus the main advantage of the OLAP application is its speed gained due to precomputation of the data aggregations.

MDX designer and ad-hoc reports
MDX Designer is aimed at creating interactive ad-hoc reports. The reports provide a better understanding of the business processes and the organization’s performance in the market.

Visualization
OLAP provides its users with sophisticated data analytics allowing them to see data from different perspectives. There are numerous formats to visualize the requisite data: pie charts, graphs, heat maps, reports, pyramids, etc. Moreover, OLAP includes a number of operations to handle data: rotate, drill up and down, slice and dice, etc. Besides, there’s also an opportunity to apply a ‘what-if’ scenario due to a write-back option. All mentioned above can significantly contribute to decision-making process regarding the ongoing situation.

Flexibility
OLAP table displayed is flexible with column and row labels depending on the requirements of the user. Moreover, the reporting generated is available in multiple dimensions.

Dr. André Lougear

Process-Mining: Es werde Licht

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Nur wer seine Prozesse kennt, kann sie optimieren

Gewachsene und in verschiedenen Systemen umgesetzte Prozesse sind meist nicht definiert und dokumentiert. Wer hat einen Prozess wann, warum und wofür angelegt? Nach welchem Schema verläuft er? Gibt es verschiedene Prozessvarianten, die durch unterschiedliche Parameter gesteuert sind? Diese Fragen können viele Unternehmen nicht beantworten und ihre betrieblichen Abläufe nicht optimieren – mit der Folge, dass sie weder ihre Transparenz steigern noch die Kosten senken und von Wettbewerbsvorteilen profitieren können.

Ohne transparente, aktuelle und einheitliche Prozessdokumentation ist der Aufwand zur Aneignung des Prozesswissens unnötig hoch – zumal die Intransparenz sehr teuer ist. Insbesondere für Unternehmen im Finance-Umfeld ist eine transparente, aktuelle Dokumentation Pflicht. Nur so können Wirtschaftsprüfer oder Revisionsabteilungen Unregelmäßigkeiten und Verstöße gegen Compliance-Richtlinien in Prozessen identifizieren und nachweisen, dass Firmen normative Vorgaben wie die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) einhalten.

Prozesse sichtbar machen

Durchblick gewährt das Process-Mining. Es macht die in Technik verborgenen Prozesse sichtbar. Als Bestandteil des Business-Process-Managements (BPM) ermöglicht es, Prozesse aus ihren digitalen Spuren in ERP-, CRM- oder proprietären Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten. Viele Unternehmen wissen nicht, wie viele digitale Abläufe es gibt, wie sie chronologisch vonstattengehen, wie sie zusammenhängen, welche Prozessvariante wie viele Anwender wie häufig durchlaufen – und was das kostet. Ausgangspunkt des Process-Minings ist eine Sammlung der Prozessschritte. Mit statistischen Modellen lässt sich dann der Kernprozess ermitteln, der als Basis für alle Prozessabläufe Abweichungen offenbart.

Beispiel: Bestellanforderung in SAP anlegen

Der Standardprozess ist einfach: Bestellanforderung ins SAP-System eingeben, an Prozessfreigeber senden, von ihm prüfen und freigeben lassen. Die Realität könnte aber so sein: Mitarbeiter A bittet Mitarbeiter B per E-Mail, den Prozess einer Bestellanforderung in SAP anzulegen. Also sammelt Mitarbeiter B Informationen in einer Excel-Liste und legt sie auf dem Server ab – und weicht damit vom Standard ab. Da Mitarbeiter B die Freigabe des Vorgesetzten von A benötigt, fragt er ihn per E-Mail, ob er die Bestellung auslösen darf – eine weitere Abweichung. Nach Freigabe schickt Mitarbeiter B die Bestellung an den Lieferanten, ohne den Prozess in SAP anzulegen – schließlich drängt die Zeit. Die Folge: Im ERP-System fehlen Bestellanforderung und Freigabe. Wieso und warum, ist im Nachhinein nicht mehr nachvollziehbar.

Prozesse visualisieren und modellieren

Licht ins Dunkel bringt die Prozessvisualisierung. Sind Prozesse in Dashboards, Diagrammen, Tabellen und Tachoelementen dargestellt, können Unternehmen einfach nachvollziehen, wie Prozesse samt Varianten ablaufen und wie sie verknüpft sind. Auf Basis der Visualisierung ist es möglich, einzelne Abläufe zu modellieren: Man überträgt Prozessabläufe in ein standardisiertes Modell, das Prozessinformationen wie In- und Outputs, beteiligte Rollen, Dokumente und IT-Systeme beinhaltet. Umfangreiche Analysen und Simulationen erlauben dann, Prozesse zu bewerten und Optimierungspotenziale aufzudecken. Ist nachvollziehbar, wie ein Gesamtprozess mit allen Varianten abläuft, können Unternehmen Modifikationen abbauen und einen effizienten Prozess definieren.

Prozesse freigeben, versionieren und publizieren

Neben der Prozessvisualisierung sollte die Process-Mining-Lösung auch die Prozessfreigabe unter Berücksichtigung der Governance-Vorgaben unterstützen. Das erlaubt, Mitarbeitern Rollen wie Prozesseigner, -freigeber oder -prüfer zuzuweisen und eine automatisierte Freigabe zu etablieren. Sind die Daten sauber versioniert und zentral abgelegt, ist für eine lückenlose Dokumentation gesorgt. Um die Mitarbeiter entsprechend zu informieren, sollte das Tool eine einfache Publizierung unterstützen und Informationen zu Risiken, Kennzahlen und IT-Systemen bereitstellen. Außerdem sollten sich Mitarbeiter in die Prozessgestaltung einbringen können.

Informationen auslesen und auswerten – auch in der Cloud

Um eine Prozessdokumentation automatisiert zu erstellen, braucht es einen Algorithmus, der prozessrelevante Informationen aus allen IT-Systemen und Applikationen in das BPM-Tool einspielt. Über Konnektoren zu SAP ERP, Microsoft Dynamics CRM und proprietären IT-Lösungen lässt es sich an Bestandssysteme nahtlos anbinden. Das erlaubt, Informationen zielführend abzugleichen, bedarfsgerecht aufzubereiten und gewinnbringend zu nutzen. Idealerweise ist eine Process-Mining-Software fester Bestandteil eines BPM-Systems (BPMS), das die Prozessplanung, -ausführung, -analyse und -optimierung unterstützt. Eine Monitoring-Komponente sollte es gestatten, Kennzahlen zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten. Für maximale Flexibilität ist gesorgt, wenn sich das BPM-System in der Cloud betreiben und bedarfsgerecht anpassen lässt. So können Anwender auf zyklische Lastspitzen mit einem individuellen Ressourcenmanagement reagieren.

Augen auf bei der Anbieter-Auswahl

Neben dem Funktionsumfang ist auch der IT-Dienstleister wichtig. Idealerweise bietet er eine BPM-Suite mit Process-Mining als Teilkomponente. Ein großer, internationaler IT-Systemintegrator mit Erfahrung in allen Branchen hat die nötige Manpower und Erfahrung für komplexe BPM-Projekte. Im Idealfall bietet er Unternehmen State-of-the-art-Technologie und stellt ihnen kompetente, erfahrene Prozessberater zur Seite, die sie in technischen Belangen wie Setup, Integration und Inbetriebnahme sowie dem Auslesen der Daten aus IT-Systemen unterstützen – für eine zielführende Prozessoptimierung und ein wirksames Change-Management. Wenn der Dienstleister über das BPM-Projekt hinaus wertvolle Hilfestellung leistet, können Unternehmen dank Process-Mining wettbewerbsfähiger, innovativer und damit langfristig erfolgreicher werden.

Sven Galonska

Self Service Data Preparation mit Microsoft Excel

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Get & Transform (vormals Power Query), eine kurze Einführung

 Unter Data Preparation versteht man sinngemäß einen Prozeß der Vorbereitung / Aufbereitung von Rohdaten aus meistens unterschiedlichen Datenquellen und -formaten, verbunden mit dem Ziel, diese effektiv für verschiedene Geschäftszwecke / Analysen (Business Fragen) weiterverwenden/bereitstellen zu können. Rohdaten müssen oft vor ihrem bestimmungsgemäßen Gebrauch transformiert (Datentypen), integriert (Datenkonsistenz, referentielle Integrität), sowie zugeordnet (mapping; Quell- zu Zieldaten) werden.
An diesem neuralgischen Punkt werden bereits die Weichen für Datenqualität gestellt.

Unter Datenqualität soll hier die Beschaffenheit / Geeignetheit von Daten verstanden werden, um konkrete Fragestestellungen beantworten zu können (fitness for use):

Kriterien Datenqualität

  • Eindeutigkeit
  • Vollständigkeit
  • Widerspruchsfreiheit / Konsistenz
  • Aktualität
  • Genauigkeit
  • Verfügbarkeit

Datenqualität bestimmt im Wesentlichen die weitere zielgerichtete Verwendung der Daten in Analysen (Modelle) und Berichten (Reporting). Daten werden in entscheidungsrelevante Kennzahlen (Informationen) überführt. Eine Kennzahl ist gegenüber der Datenqualität immer blind, ihre Aussagekraft (Validität) hängt -neben der Definition – in sehr starkem Maße davon ab:

Gütekriterien von Kennzahlen

  • Objektivität := ist die Interpretation unabhängig vom Beobachter / Verwender?
  • Reliabilität := kann das Ergebnis unter sonst gleichen Bedingungen reproduziert werden ?
  • Validität := sagt die Kennzahl das aus, was sie vorgibt, auszusagen ?

Business Fragen entstehen naturgemäß in den Fachbereichen.Daher ist es nur folgerichtig, Data Preparation als einen ersten Analyseschritt innerhalb des Fachbereichs anzusiedeln (Self Service Data Preparation). Dadurch erhält der Fachbereich einen Teil seiner Autonomie zurück. Welche Teilmenge der Daten relevant für Fragestellungen ist, kann nur der Fachbereich beurteilen; der Anforderer von entscheidungsrelevanten Informationen sollte idealerweiseTeil der Entstehung wertiger Daten sein, das fördert zum einen die Akzeptanz des Ergebnisses, zum anderen wirkt es einem „not-invented-here“ Syndrom frühzeitig entgegen.

Im Folgenden wird anhand 4 Schritten skizziert, wie Microsoft Excel bei dem Thema (Self Service) Data Preparation vor allem den Fachbereich unterstützen kann. Eine Beispieldatei können Sie hier (google drive) einsehen. Sie finden die hierfür verwendete Funktionalität (Get & Transform) in Excel 2016 unter:

Reiter Daten -> Abrufen und Transformieren.

Dem interessierten Leser werden im Text vertiefende Informationen über links zu einzelnen typischen Aufgabenstellungen und Lösungswegen angeboten. Eine kurze Einführung in das Thema finden Sie in diesem Blog Beitrag.

1 Einlesen

Datenquellen anbinden (externe, interne)

Dank der neuen Funktionsgruppe „Abrufen und Transformieren“ ist es in Microsoft Excel möglich, verschiedene externe Datenquellen /-formate anzubinden. Zusätzlich können natürlich auch Tabellen der aktiven / offenen Excel Arbeitsmappe als Datenquelle dienen (interne Datenquellen). Diese Datenquellen werden anschließend als sogenannte Arbeitsmappenabfragen abgebildet.

Praxisbeispiele:

Anbindung mehrerer Dateien, welche in einem Ordner bereitgestellt werden

Anbindung von Webinhalten

2 Transformieren

Daten transformieren (Datentypen, Struktur)

Datentypen (Text, Zahl) können anschließend je Arbeitsmappenabfrage und Spalte(n) geändert werden.
Dies ist zB immer dann notwendig, wenn Abfragen über Schlüsselspalten in Beziehung gesetzt werden sollen (siehe Punkt 3). Gleicher Datentyp (Primär- und Fremdschlüssel) in beiden Tabellen ist hier notwendige Voraussetzung.

Des Weiteren wird in dieser Phase typischerweise festgelegt, welche Zeile der Abfrage die Spaltenbeschriftungen enthält.

Praxisbeispiele:

Fehlerbehandlung

Leere Zellen auffüllen

Umgang mit wechselnden Spaltenbeschriftungen

3 Zusammenführen / Anreichern

Daten zusammenführen (SVERWEIS mal anders)

Um unterschiedliche Tabellen / Abfragen über gemeinsame Schlüsselspalten zusammenzuführen, stellt der Excel Abfrage Editor eine Reihe von JOIN-Operatoren zur Verfügung, welche ohne SQL-Kenntnisse nur durch Anklicken ausgewählt werden können.

Praxisbeispiele

JOIN als Alternative zu Excel Formel SVERWEIS()

Daten anreichern (benutzerdefinierte Spalte anfügen)

Bei Bedarf können weitere Daten, welche sich nicht in der originären Struktur der Datenquelle befinden, abgeleitet werden. Die Sprache Language M stellt einen umfangreichen Katalog an Funktionen zur Verfügung. Wie Sie eine Übersicht über die verfügbaren Funktionen erhalten können erfahren Sie hier.

Praxisbeispiele

Geschäftsjahr aus Datum ableiten

Extraktion Textteil aus Text (Trunkation)

Mehrfache Fallunterscheidung, Datenbereinigung /-harmonisierung

4 Laden

Daten laden

Die einzelnen Arbeitsmappenabfragen können abschließend in eine Exceltabelle, eine Verbindung und / oder in das Power Pivot Datemodell zur weiteren Bearbeitung (Modellierung, Kennzahlenbildung) geladen werden.

Praxisbeispiele

Datenverbindung erstellen

Benjamin Aunkofer

Process Mining – Der Trend für 2018

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Etwa seit dem Jahr 2010 erlebt Process Mining einerseits als Technologie und Methode einen Boom, andererseits fristet Process Mining noch ein gewisses Nischendasein. Wie wird sich dieser Trend 2018 und 2019 entwickeln?

Was ist Process Mining?

Process Mining (siehe auch: Artikel über Process Mining) ist ein Verfahren der Datenanalyse mit dem Ziel der Visualisierung und Analyse von Prozessflüssen. Es ist ein Data Mining im Sinne der Gewinnung von Informationen aus Daten heraus, nicht jedoch Data Mining im Sinne des unüberwachten maschinellen Lernens. Konkret formuliert, ist Process Mining eine Methode, um Prozess datenbasiert zur Rekonstruieren und zu analysieren. Im Mittelpunkt stehen dabei Zeitstempel (TimeStamps), die auf eine Aktivität (Event) in einem IT-System hinweisen und sich über Vorgangnummern (CaseID) verknüpfen lassen.

Process Mining als Analyseverfahren ist zweiteilig: Als erstes muss über eine Programmiersprache (i.d.R. PL/SQL oder T-SQL, seltener auch R oder Python) ein Skript entwickelt werden, dass auf die Daten eines IT-Systems (meistens Datenbank-Tabellen eines ERP-Systems, manchmal auch LogFiles z. B. von Webservern) zugreift und die darin enthaltenden (und oftmals verteilten) Datenspuren in ein Protokoll (ein sogenanntes EventLog) überführt.

Ist das EventLog erstellt, wird diese in ein Process Mining Tool geladen, dass das EventLog visuell als Flow-Chart darstellt, Filter- und Analysemöglichkeiten anbietet. Auch Alertings, Dashboards mit Diagrammen oder Implementierungen von Machine Learning Algorithmen (z. B. zur Fraud-Detection) können zum Funktionsumfang dieser Tools gehören. Die angebotenen Tools unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter teilweise erheblich.

Welche Branchen setzen bislang auf Process Mining?

Diese Analysemethodik hat sicherlich bereits in allen Branchen ihren Einzug gefunden, jedoch arbeiten gegenwärtig insbesondere größere Industrieunternehmen, Energieversorger, Handelsunternehmen und Finanzdienstleister mit Process Mining. Process Mining hat sich bisher nur bei einigen wenigen Mittelständlern etabliert, andere denken noch über die Einführung nach oder haben noch nie etwas von Process Mining gehört.

Auch Beratungsunternehmen (Prozess-Consulting) und Wirtschaftsprüfungen (Audit) setzen Process Mining seit Jahren ein und bieten es direkt oder indirekt als Leistung für ihre Kunden an.

Welche IT-Systeme und Prozesse werden analysiert?

Und auch hier gilt: Alle möglichen operativen Prozesse werden analysiert, beispielsweise der Gewährleistungsabwicklung (Handel/Hersteller), Kreditgenehmigung (Banken) oder der Vertragsänderungen (Kundenübergabe zwischen Energie- oder Telekommunikationsanbietern). Entsprechend werden alle IT-Systeme analysiert, u. a. ERP-, CRM-, PLM-, DMS- und ITS-Systeme.

Allen voran werden Procure-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse analysiert, die für viele Unternehmen typische Einstiegspunkte in Process Mining darstellen, auch weil einige Anbieter von Process Mining Tools die nötigen Skripte (ggf. als automatisierte Connectoren) der EventLog-Generierung aus gängigen ERP-Systemen für diese Prozesse bereits mitliefern.

Welche Erfolge wurden mit Process Mining bereits erreicht?

Die Erfolge von Process Mining sind in erster Linie mit der gewonnenen Prozesstransparenz zu verbinden. Process Mining ist eine starke Analysemethode, um Potenziale der Durchlaufzeiten-Optimierung aufzudecken. So lassen sich recht gut unnötige Wartezeiten und störende Prozesschleifen erkennen. Ebenfalls eignet sich Process Mining wunderbar für die datengetriebene Prozessanalyse mit Blick auf den Compliance-Check bis hin zur Fraud-Detection.

Process Mining ist als Methode demnach sehr erfolgreich darin, die Prozessqualität zu erhöhen. Das ist natürlich an einen gewissen Personaleinsatz gebunden und funktioniert nicht ohne Schulungen, bedingt jedoch i.d.R. weniger eingebundene Mitarbeiter als bei klassischen Methoden der Ist-Prozessanalyse.

Ferner sollten einige positive Nebeneffekte Erwähnung finden. Durch den Einsatz von Process Mining, gerade wenn dieser erst nach einigen Herausforderungen zum Erfolg wurde, konnte häufig beobachtet werden, dass involvierte Mitarbeiter ein höheres Prozessbewustsein entwickelt haben, was sich auch indirekt bemerkbar machte (z. B. dadurch, dass Soll-Prozessdokumentationen realitätsnäher gestaltet wurden). Ein großer Nebeneffekt ist ganz häufig eine verbesserte Datenqualität und das Bewusstsein der Mitarbeiter über Datenquellen, deren Inhalte und Wissenspotenziale.

Wo haperte es bisher?

Ins Stottern kam Process Mining bisher insbesondere an der häufig mangelhaften Datenverfügbarkeit und Datenqualität in vielen IT-Systemen, insbesondere bei mittelständischen Unternehmen. Auch die Eigenständigkeit der Process Mining Tools (Integration in die BI, Anbindung an die IT, Lizenzkosten) und das fehlen von geschulten Mitarbeiter-Kapazitäten für die Analyse sorgen bei einigen Unternehmen für Frustration und Zweifel am langfristigen Erfolg.

Als Methode schwächelt Process Mining bei der Aufdeckung von Möglichkeiten der Reduzierung von Prozesskosten. Es mag hier einige gute Beispiele für die Prozesskostenreduzierung geben, jedoch haben insbesondere Mittelständische Unternehmen Schwierigkeiten darin, mit Process Mining direkt Kosten zu senken. Dieser Aspekt lässt insbesondere kostenfokussierte Unternehmer an Process Mining zweifeln, insbesondere wenn die Durchführung der Analyse mit hohen Lizenz- und Berater-Kosten verbunden ist.

Was wird sich an Process Mining ändern müssen?

Bisher wurde Process Mining recht losgelöst von anderen Themen des Prozessmanagements betrachtet, woran die Tool-Anbieter nicht ganz unschuldig sind. Process Mining wird sich zukünftig mehr von der Stabstelle mit Initiativ-Engagement hin zur Integration in den Fachbereichen entwickeln und Teil des täglichen Workflows werden. Auch Tool-seitig werden aktuelle Anbieter für Process Mining Software einem verstärkten Wettbewerb stellen müssen. Process Mining wird toolseitig enger Teil der Unternehmens-BI und somit ein Teil einer gesamtheitlichen Business Intelligence werden.

Um sich von etablierten BI-Anbietern abzusetzen, implementieren und bewerben einige Anbieter für Process Mining Software bereits Machine Learning oder Deep Learning Algorithmen, die selbstständig Prozessmuster auf Anomalien hin untersuchen, die ein Mensch (vermutlich) nicht erkennen würde. Process Mining mit KI wird zu Process Analytics, und somit ein Trend für die Jahre 2018 und 2019.

Für wen wird Process Mining 2018 interessant?

Während größere Industrieunternehmen, Großhändler, Banken und Versicherungen längst über Process Mining Piloten hinaus und zum produktiven Einsatz übergegangen sind (jedoch von einer optimalen Nutzung auch heute noch lange entfernt sind!), wird Process Mining zunehmend auch für mittelständische Unternehmen interessant – und das für alle geschäftskritischen Prozesse.

Während Process Mining mit ERP-Daten bereits recht verbreitet ist, wurden andere IT-Systeme bisher seltener analysiert. Mit der höheren Datenverfügbarkeit, die dank Industrie 4.0 und mit ihr verbundene Konzepte wie M2M, CPS und IoT, ganz neue Dimensionen erlangt, wird Process Mining auch Teil der Smart Factory und somit der verstärkte Einsatz in der Produktion und Logistik absehbar.

Lesetipp: Process Mining 2018 – If you can’t measure it, you can’t improve it: Process Mining bleibt auch im neuen Jahr mit hoher Wahrscheinlichkeit ein bestimmendes Thema in der Datenanalytik. Sechs Experten teilen ihre Einschätzungen zur weiteren Entwicklung 2018 und zeigen auf, warum das Thema von so hoher Relevanz ist. (www.internet-of-things.de – 10. Januar 2018)

Benjamin Aunkofer

Process Analytics – Data Analysis for Process Audit & Improvement

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Process Mining: Innovative data analysis for process optimization and audit

Step-by-Step: New ways to detect compliance violations with Process Analytics

In the course of the advancing digitization, an enormous upheaval of everyday work is currently taking place to ensure the complete recording of all steps in IT systems. In addition, companies are increasingly confronted with increasingly demanding regulatory requirements on their IT systems.

Read this article in German:
“Process Mining: Innovative Analyse von Datenspuren für Audit und Forensik “

The unstoppable trend towards a connected world will further increase the possibilities of process transparency, but many processes in the company area are already covered by one or more IT systems. Each employee, as well as any automated process, leaves many data traces in IT backend systems, from which processes can be replicated retroactively or in real time. These include both obvious processes, such as the entry of a recorded purchase order or invoice, as well as partially hidden processes, such as the modification of certain entries or deletion of these business objects.

1 Understanding Process Analytics

Process Analytics is a data-driven methodology of the actual process analysis, which originates in forensics. In the wake of the increasing importance of computer crime, it became necessary to identify and analyze the data traces that potential criminals left behind in IT systems in order to reconstruct the event as much as possible.

With the trend towards Big Data Analytics, Process Analytics has not only received new data bases, but has also been further developed as an analytical method. In addition, the visualization enables the analyst or the report recipient to have a deeper understanding of even more complex business processes.

While conventional process analysis primarily involves employee interviews and monitoring of the employees at the desk in order to determine actual processes, Process Analytics is a leading method, which is purely fact-based and thus objectively approaching the processes. It is not the employees who are asked, but the IT systems, which not only store all the business objects recorded in a table-oriented manner, but also all process activities. Every IT system for enterprise purposes log all relevant activities of the whole business process, in the background and invisible to the users, such as orders, invoices or customer orders, with a time stamp.

2 The right choice of the processes to analyze

Today almost every company works with at least one ERP system. As other systems are often used, it is clear which processes can not be analyzed: Those processes, which are still carried out exclusively on paper and in the minds of the employees, which are typical decision-making processes at the strategic level and not logged in IT systems.

Operational processes, however, are generally recorded almost seamlessly in IT systems. Furthermore, almost all operational decisions are recorded by status flags in datasets.

The operational processes, which can be reconstructed and analyzed with Process Mining very well and which are of equal interest from the point of view of compliance, include for example:

– Procurement

– Logistics / Transport

– Sales / Ordering

– Warranty / Claim Management

– Human Resource Management

Process Analytics enables the greatest possible transparency across all business processes, regardless of the sector and the department. Typical case IDs are, for example, sales order number, procurement order number, customer or material numbers.

3 Selection of relevant IT systems

In principle, every IT system used in the company should be examined with regard to the relevance for the process to be analyzed. As a rule, only the ERP system (SAP ERP or others) is relevant for the analysis of the purchasing processes. However, for other process areas there might be other IT systems interesting too, for example separate accounting systems, a CRM or a MES system, which must then also be included.

Occasionally, external data should also be integrated if they provide important process information from externally stored data sources – for example, data from logistics partners.

4 Data Preparation

Before the start of the data-driven process analysis, the data directly or indirectly indicating process activities must be identified, extracted and processed in the data sources. The data are stored in database tables and server logs and are collected via a data warehousing procedure and converted into a process protocol or – also called – event log.

The event log is usually a very large and wide table which, in addition to the actual process activities, also contains parameters which can be used to filter cases and activities. The benefit of this filter option is, for example, to show only process flows where special product groups, prices, quantities, volumes, departments or employee groups are involved.

5 Analysis Execution

The actual inspection is done visually and thus intuitively with an interactive process flow diagram, which represents the actual processes as they could be extracted from the IT systems. The event log generated by the data preparation is loaded into a data visualization software (e.g. Celonis PM Software), which displays this log by using the case IDs and time stamps and transforms this information in a graphical process network. The process flows are therefore not modeled by human “process thinkers”, as is the case with the target processes, but show the real process flows given by the IT systems. Process Mining means, that our enterprise databases “talk” about their view of the process.

The process flows are visualized and statistically evaluated so that concrete statements can be made about the process performance and risk estimations relevant to compliance.

6 Deviation from target processes

The possibility of intuitive filtering of the process presentation also enables an analysis of all deviation of our real process from the desired target process sequences.

The deviation of the actual processes from the target processes is usually underestimated even by IT-affine managers – with Process Analytics all deviations and the general process complexity can now be investigated.

6 Detection of process control violations

The implementation of process controls is an integral part of a professional internal control system (ICS), but the actual observance of these controls is often not proven. Process Analytics allows circumventing the dual control principle or the detection of functional separation conflicts. In addition, the deliberate removal of internal control mechanisms by executives or the incorrect configuration of the IT systems are clearly visible.

7 Detection of previously unknown behavioral patterns

After checking compliance with existing controls, Process Analytics continues to be used to recognize previously unknown patterns in process networks, which point to risks or even concrete fraud cases and are not detected by any control due to their previously unknown nature. In particular, the complexity of everyday process interlacing, which is often underestimated as already mentioned, only reveals fraud scenarios that would previously not have been conceivable.

8 Reporting – also possible in real time

As a highly effective audit analysis, Process Analytics is already an iterative test at intervals of three to twelve months. After the initial implementation, compliance violations, weak or even ineffective controls, and even cases of fraud, are detected reliably. The findings can be used in the aftermath to stop the weaknesses. A further implementation of the analysis after a waiting period makes it possible to assess the effectiveness of the measures taken.

In some application scenarios, the seamless integration of the process analysis with the visual dashboard to the IT system landscape is recommended so that processes can be monitored in near real-time. This connection can also be supplemented by notification systems, so that decision makers and auditors are automatically informed about the latest process bottlenecks or violations via SMS or e-mail.

Fazit

Process Analytics is, in the course of the digitalization, the highly effective methodology from the area of ​​Big Data Analysis for detecting compliance-relevant events throughout the company and also providing visual support for forensic data analysis. Since this is a method, and not a software, an expansion of the IT system landscape, especially for entry, is not absolutely necessary, but can be carried out by internal or external employees at regular intervals.