Benjamin Aunkofer

Process Mining: Innovative Analyse von Datenspuren für Audit und Forensik

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Step-by-Step:

Neue Möglichkeiten zur Aufdeckung von Compliance-Verstößen mit Process Analytics

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung findet derzeit ein enormer Umbruch der alltäglichen Arbeit hin zur lückenlosen Erfassung aller Arbeitsschritte in IT-Systemen statt. Darüber hinaus sehen sich Unternehmen mit zunehmend verschärften Regulierungsanforderungen an ihre IT-Systeme konfrontiert.

Der unaufhaltsame Trend hin zur vernetzten Welt („Internet of Things“) wird die Möglichkeiten der Prozesstransparenz noch weiter vergrößern – jedoch werden bereits jetzt viele Prozesse im Unternehmensbereich über ein oder mehrere IT-Systeme erfasst. Jeder Mitarbeiter, aber auch jeder automatisiert ablaufende Prozess hinterlässt viele Datenspuren in IT-Backend-Systemen, aus denen Prozesse rückwirkend oder in Echtzeit nachgebildet werden können. Diese umfassen sowohl offensichtliche Prozesse, wie etwa den Eintrag einer erfassten Bestellung oder Rechnung, als auch teilweise verborgene Prozesse, wie beispielsweise die Änderung bestimmter Einträge oder Löschung dieser Geschäftsobjekte. 

english-flagRead this article in English:
“Process Analytics – Data Analysis for Process Audit & Improvement”

1 Das Verständnis von Process Analytics

Process Analytics ist eine datengetriebene Methodik der Ist-Prozessanalyse, die ihren Ursprung in der Forensik hat. Im Kern des dieser am Zweck orientierten Analyse steht das sogenannte Process Mining, eine auf die Rekonstruktion von Prozessen ausgerichtetes Data Mining. Im Zuge der steigenden Bedeutung der Computerkriminalität wurde es notwendig, die Datenspuren, die potenzielle Kriminelle in IT-Systemen hinterließen, zu identifizieren und zu analysieren, um das Geschehen so gut wie möglich zu rekonstruieren.

Mit dem Trend hin zu Big Data Analytics hat Process Analytics nicht nur neue Datengrundlagen erhalten, sondern ist als Analysemethode weiterentwickelt worden. Zudem ermöglicht die Visualisierung dem Analysten oder Berichtsempfänger ein tief gehendes Verständnis auch komplexerer Geschäftsprozesse.

Während in der konventionellen Prozessanalyse vor allem Mitarbeiterinterviews und Beobachtung der Mitarbeiter am Schreibtisch durchgeführt werden, um tatsächlich gelebte Prozesse zu ermitteln, ist Process Analytics eine führende Methode, die rein faktenbasiert und damit objektiv an die Prozesse herangeht. Befragt werden nicht die Mitarbeiter, sondern die IT-Systeme, die nicht nur alle erfassten Geschäftsobjekte tabellenorientiert abspeichern, sondern auch im Hintergrund – unsichtbar für die Anwender – jegliche Änderungsvorgänge z. B. an Bestellungen, Rechnungen oder Kundenaufträgen lückenlos mit einem Zeitstempel (oft Sekunden- oder Millisekunden-genau) protokollieren.

2 Die richtige Auswahl der zu betrachtenden Prozesse

Heute arbeitet nahezu jedes Unternehmen mit mindestens einem ERP-System. Da häufig noch weitere Systeme eingesetzt werden, lässt sich klar herausstellen, welche Prozesse nicht analysiert werden können: Solche Prozesse, die noch ausschließlich auf Papier und im Kopf der Mitarbeiter ablaufen, also typische Entscheiderprozesse auf oberster, strategischer Ebene, die nicht in IT-Systemen erfasst und dementsprechend nicht ausgewertet werden können. Operative Prozesse werden hingegen in der Regel nahezu lückenlos in IT-Systemen erfasst und operative Entscheidungen protokolliert.

Zu den operativen Prozessen, die mit Process Analytics sehr gut rekonstruiert und analysiert werden können und gleichermaßen aus Compliance-Sicht von höchstem Interesse sind, gehören beispielsweise Prozesse der:

  • Beschaffung
  • Logistik / Transport
  • Vertriebs-/Auftragsvorgänge
  • Gewährleistungsabwicklung
  • Schadensregulierung
  • Kreditgewährung

Process Analytics bzw. Process Mining ermöglicht unabhängig von der Branche und dem Fachbereich die größtmögliche Transparenz über alle operativen Geschäftsprozesse. Für die Audit-Analyse ist dabei zu beachten, dass jeder Prozess separat betrachtet werden sollte, denn die Rekonstruktion erfolgt anhand von Vorgangsnummern, die je nach Prozess unterschiedlich sein können. Typische Vorgangsnummern sind beispielsweise Bestell-, Auftrags-, Kunden- oder Materialnummern.

3 Auswahl der relevanten IT-Systeme

Grundsätzlich sollte jedes im Unternehmen eingesetzte IT-System hinsichtlich der Relevanz für den zu analysierenden Prozess untersucht werden. Für die Analyse der Einkaufsprozesse ist in der Regel nur das ERP-System (z. B. SAP ERP) von Bedeutung. Einige Unternehmen verfügen jedoch über ein separates System der Buchhaltung (z.B. DATEV) oder ein CRM/SRM (z. B. von Microsoft), die dann ebenfalls einzubeziehen sind.

Bei anderen Prozessen können außer dem ERP-/CRM-System auch Daten aus anderen IT-Systemen eine entscheidende Rolle spielen. Gelegentlich sollten auch externe Daten integriert werden, wenn diese aus extern gelagerten Datenquellen wichtige Prozessinformationen liefern – beispielsweise Daten aus der Logistik.

4 Datenaufbereitung

Vor der datengetriebenen Prozessanalyse müssen die Daten, die auf Prozessaktivitäten direkt oder indirekt hindeuten, in den Datenquellen identifiziert, extrahiert und aufbereitet werden. Die Daten liegen in Datenbanktabellen und Server-Logs vor und werden über ein Data Warehousing Verfahren zusammengeführt und in ein Prozessprotokoll (unter den Process Minern i.d.R. als Event Log bezeichnet) umformuliert.

Das Prozessprotokoll ist in der Regel eine sehr große und breite Tabelle, die neben den eigentlichen Prozessaktivitäten auch Parameter enthält, über die sich Prozesse filtern lassen, beispielsweise Informationen über Produktgruppen, Preise, Mengen, Volumen, Fachbereiche oder Mitarbeitergruppen.

5 Prüfungsdurchführung

Die eigentliche Prüfung erfolgt visuell und somit intuitiv vor einem Prozessflussdiagramm, das die tatsächlichen Prozesse so darstellt, wie sie aus den IT-Systemen extrahiert werden konnten.

Process Mining – Beispielhafter Process Flow mit Fluxicon Disco (www.fluxicon.com)

Das durch die Datenaufbereitung erstellte Prozessprotokoll wird in eine Datenvisualisierungssoftware geladen, die dieses Protokoll über die Vorgangsnummern und Zeitstempel in einem grafischen Prozessnetzwerk darstellt. Die Prozessflüsse werden also nicht modelliert, wie es bei den Soll-Prozessen der Fall ist, sondern es „sprechen“ die IT-Systeme.

Die Prozessflüsse werden visuell dargestellt und statistisch ausgewertet, so dass konkrete Aussagen über die im Hinblick auf Compliance relevante Prozess-Performance und -Risiken getroffen werden können.

6 Abweichung von Soll-Prozessen

Die Möglichkeit des intuitiven Filterns der Prozessdarstellung ermöglicht auch die gezielte Analyse von Ist-Prozessen, die von den Soll-Prozessverläufen abweichen.

Die Abweichung der Ist-Prozesse von den Soll-Prozessen wird in der Regel selbst von IT-affinen Führungskräften unterschätzt – mit Process Analytics lassen sich nun alle Abweichungen und die generelle Prozesskomplexität auf ihren Daten basierend untersuchen.

6 Erkennung von Prozesskontrollverletzungen

Die Implementierung von Prozesskontrollen sind Bestandteil eines professionellen Internen Kontrollsystems (IKS), die tatsächliche Einhaltung dieser Kontrollen in der Praxis ist jedoch häufig nicht untersucht oder belegt. Process Analytics ermöglicht hier die Umgehung des Vier-Augen-Prinzips bzw. die Aufdeckung von Funktionstrennungskonflikten. Zudem werden auch die bewusste Außerkraftsetzung von internen Kontrollmechanismen durch leitende Mitarbeiter oder die falsche Konfiguration der IT-Systeme deutlich sichtbar.

7 Erkennung von bisher unbekannten Verhaltensmustern

Nach der Prüfung der Einhaltung bestehender Kontrollen, also bekannter Muster, wird Process Analytics weiterhin zur Neuerkennung von bislang unbekannten Mustern in Prozessnetzwerken, die auf Risiken oder gar konkrete Betrugsfälle hindeuten und aufgrund ihrer bisherigen Unbekanntheit von keiner Kontrolle erfasst werden, genutzt. Insbesondere durch die – wie bereits erwähnt – häufig unterschätzte Komplexität der alltäglichen Prozessverflechtung fallen erst durch diese Analyse Fraud-Szenarien auf, die vorher nicht denkbar gewesen wären. An dieser Stelle erweitert sich die Vorgehensweise des Process Mining um die Methoden des maschinellen Lernens (Machine Learning), typischerweise unter Einsatz von Clustering, Klassifikation und Regression.

8 Berichterstattung – auch in Echtzeit möglich

Als hocheffektive Audit-Analyse ist Process Analytics bereits als iterative Prüfung in Abständen von drei bis zwölf Monaten ausreichend. Nach der erstmaligen Durchführung werden bereits Compliance-Verstöße, schwache oder gar unwirksame Kontrollen und gegebenenfalls sogar Betrugsfälle zuverlässig erkannt. Die Erkenntnisse können im Nachgang dazu genutzt werden, um die Schwachstellen abzustellen. Eine weitere Durchführung der Analyse nach einer Karenzzeit ermöglicht dann die Beurteilung der Wirksamkeit getroffener Maßnahmen.

In einigen Anwendungsszenarien ist auch die nahtlose Anbindung der Prozessanalyse mit visuellem Dashboard an die IT-Systemlandschaft zu empfehlen, so dass Prozesse in nahezu Echtzeit abgebildet werden können. Diese Anbindung kann zudem um Benachrichtigungssysteme ergänzt werden, so dass Entscheider und Revisoren via SMS oder E-Mail automatisiert über aktuellste Prozessverstöße informiert werden. Process Analytics wird somit zum Realtime Analytics.

Fazit

Process Analytics ist im Zuge der Digitalisieurng die hocheffektive Methodik aus dem Bereich der Big Data Analyse zur Aufdeckung Compliance-relevanter Tatbestände im gesamten Unternehmensbereich und auch eine visuelle Unterstützung bei der forensischen Datenanalyse.

 

Anne Rozinat & Christian W. Günther

Establish a Collaborative Culture – Process Mining Rule 4 of 4

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This is article no. 4 of the four-part article series Privacy, Security and Ethics in Process Mining.

Read this article in German:
“Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Regel 4 von 4“

Perhaps the most important ingredient in creating a responsible process mining environment is to establish a collaborative culture within your organization. Process mining can make the flaws in your processes very transparent, much more transparent than some people may be comfortable with. Therefore, you should include change management professionals, for example, Lean practitioners who know how to encourage people to tell each other “the truth”, in your team.

Furthermore, be careful how you communicate the goals of your process mining project and involve relevant stakeholders in a way that ensures their perspective is heard. The goal is to create an atmosphere, where people are not blamed for their mistakes (which only leads to them hiding what they do and working against you) but where everyone is on board with the goals of the project and where the analysis and process improvement is a joint effort.

Do:

  • Make sure that you verify the data quality before going into the data analysis, ideally by involving a domain expert already in the data validation step. This way, you can build trust among the process managers that the data reflects what is actually happening and ensure that you have the right understanding of what the data represents.
  • Work in an iterative way and present your findings as a starting point for discussion in each iteration. Give people the chance to explain why certain things are happening and let them ask additional questions (to be picked up in the next iteration). This will help to improve the quality and relevance of your analysis as well as increase the buy-in of the process stakeholders in the final results of the project.

Don’t:

  • Jump to conclusions. You can never assume that you know everything about the process. For example, slower teams may be handling the difficult cases, people may deviate from the process for good reasons, and you may not see everything in the data (for example, there might be steps that are performed outside of the system). By consistently using your observations as a starting point for discussion, and by allowing people to join in the interpretation, you can start building trust and the collaborative culture that process mining needs to thrive.
  • Force any conclusions that you expect, or would like to have, by misrepresenting the data (or by stating things that are not actually supported by the data). Instead, keep track of the steps that you have taken in the data preparation and in your process mining analysis. If there are any doubts about the validity or questions about the basis of your analysis, you can always go back and show, for example, which filters have been applied to the data to come to the particular process view that you are presenting.
Anne Rozinat & Christian W. Günther

Consider Anonymization – Process Mining Rule 3 of 4

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This is article no. 3 of the four-part article series Privacy, Security and Ethics in Process Mining.

Read this article in German:
“Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Regel 3 von 4“

If you have sensitive information in your data set, instead of removing it you can also consider the use of anonymization. When you anonymize a set of values, then the actual values (for example, the employee names “Mary Jones”, “Fred Smith”, etc.) will be replaced by another value (for example, “Resource 1”, “Resource 2”, etc.).

If the same original value appears multiple times in the data set, then it will be replaced with the same replacement value (“Mary Jones” will always be replaced by “Resource 1”). This way, anonymization allows you to obfuscate the original data but it preserves the patterns in the data set for your analysis. For example, you will still be able to analyze the workload distribution across all employees without seeing the actual names.

Some process mining tools (Disco and ProM) include anonymization functionality. This means that you can import your data into the process mining tool and select which data fields should be anonymized. For example, you can choose to anonymize just the Case IDs, the resource name, attribute values, or the timestamps. Then you export the anonymized data set and you can distribute it among your team for further analysis.

Do:

  • Determine which data fields are sensitive and need to be anonymized (see also the list of common process mining attributes and how they are impacted if anonymized).
  • Keep in mind that despite the anonymization certain information may still be identifiable. For example, there may be just one patient having a very rare disease, or the birthday information of your customer combined with their place of birth may narrow down the set of possible people so much that the data is not anonymous anymore.

Don’t:

  • Anonymize the data before you have cleaned your data, because after the anonymization the data cleaning may not be possible anymore. For example, imagine that slightly different customer category names are used in different regions but they actually mean the same. You would like to merge these different names in a data cleaning step. However, after you have anonymized the names as “Category 1”, “Category 2”, etc. the data cleaning cannot be done anymore.
  • Anonymize fields that do not need to be anonymized. While anonymization can help to preserve patterns in your data, you can easily lose relevant information. For example, if you anonymize the Case ID in your incident management process, then you cannot look up the ticket number of the incident in the service desk system anymore. By establishing a collaborative culture around your process mining initiative (see guideline No. 4) and by working in a responsible, goal-oriented way, you can often work openly with the original data that you have within your team.
Anne Rozinat & Christian W. Günther

Clarify Goal of the Analysis – Process Mining Rule 1 of 4

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This is article no. 1 of the four-part article series Privacy, Security and Ethics in Process Mining.

Read this article in German:
“Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Regel 1 von 4“

Clarify Goal of the Analysis

The good news is that in most situations Process Mining does not need to evaluate personal information, because it usually focuses on the internal organizational processes rather than, for example, on customer profiles. Furthermore, you are investigating the overall process patterns. For example, a process miner is typically looking for ways to organize the process in a smarter way to avoid unnecessary idle times rather than trying to make people work faster.

However, as soon as you would like to better understand the performance of a particular process, you often need to know more about other case attributes that could explain variations in process behaviours or performance. And people might become worried about where this will lead them.

Therefore, already at the very beginning of the process mining project, you should think about the goal of the analysis. Be clear about how the results will be used. Think about what problem are you trying to solve and what data you need to solve this problem.

Do:

  • Check whether there are legal restrictions regarding the data. For example, in Germany employee-related data cannot be used and typically simply would not be extracted in the first place. If your project relates to analyzing customer data, make sure you understand the restrictions and consider anonymization options (see guideline No. 3).
  • Consider establishing an ethical charter that states the goal of the project, including what will and what will not be done based on the analysis. For example, you can clearly state that the goal is not to evaluate the performance of the employees. Communicate to the people who are responsible for extracting the data what these goals are and ask for their assistance to prepare the data accordingly.

Don’t:

  • Start out with a fuzzy idea and simply extract all the data you can get. Instead, think about what problem are you trying to solve? And what data do you actually need to solve this problem? Your project should focus on business goals that can get the support of the process managers you work with (see guideline No. 4).
  • Make your first project too big. Instead, focus on one process with a clear goal. If you make the scope of your project too big, people might block it or work against you while they do not yet even understand what process mining can do.
Anne Rozinat & Christian W. Günther

Privacy, Security and Ethics in Process Mining – Article Series

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When I moved to the Netherlands 12 years ago and started grocery shopping at one of the local supermarket chains, Albert Heijn, I initially resisted getting their Bonus card (a loyalty card for discounts), because I did not want the company to track my purchases. I felt that using this information would help them to manipulate me by arranging or advertising products in a way that would make me buy more than I wanted to. It simply felt wrong.

Read this article in German:
“Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Artikelserie“

The truth is that no data analysis technique is intrinsically good or bad. It is always in the hands of the people using the technology to make it productive and constructive. For example, while supermarkets could use the information tracked through the loyalty cards of their customers to make sure that we have to take the longest route through the store to get our typical items (passing by as many other products as possible), they can also use this information to make the shopping experience more pleasant, and to offer more products that we like.

Most companies have started to use data analysis techniques to analyze their data in one way or the other. These data analyses can bring enormous opportunities for the companies and for their customers, but with the increased use of data science the question of ethics and responsible use also grows more dominant. Initiatives like the Responsible Data Science seminar series [1] take on this topic by raising awareness and encouraging researchers to develop algorithms that have concepts like fairness, accuracy, confidentiality, and transparency built in (see Wil van der Aalst’s presentation on Responsible Data Science at Process Mining Camp 2016).

Process Mining can provide you with amazing insights about your processes, and fuel your improvement initiatives with inspiration and enthusiasm, if you approach it in the right way. But how can you ensure that you use process mining responsibly? What should you pay attention to when you introduce process mining in your own organization?

In this article series, we provide you four guidelines that you can follow to prepare your process mining analysis in a responsible way:

– Part 1 of 4: Clarify the Goal of the Analysis

– Part 2 of 4: Responsible Handling of Data

– Part 3 of 4: Consider Anonymization

– Part 4 of 4: Establish a collaborative Culture

Acknowledgements

We would like to thank Frank van Geffen and Léonard Studer, who initiated the first discussions in the workgroup around responsible process mining in 2015. Furthermore, we would like to thank Moe Wynn, Felix Mannhardt and Wil van der Aalst for their feedback on earlier versions of this article.

Anne Rozinat & Christian W. Günther

Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Regel 3 von 4:

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Dieser Artikel ist Teil 3 von 4 aus der Reihe Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining.

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“Consider Anonymization – Process Mining Rule 3 of 4“

 

Anonymisierung in Betracht ziehen

Falls Ihr Datensatz vertrauliche Informationen enthält, können Sie auch Anonymisierungsmethoden anwenden. Wenn Sie einen Wertesatz anonymisieren, werden die tatsächlichen Werte (z.B. die Mitarbeiternamen “Mary Jones”, “Fred Smith” usw.) durch einen anderen Wert ersetzt (z.B. ”Ressource 1”, ”Ressource 2″, etc.).

Falls der gleiche Originalwert mehrfach im Datensatz auftaucht, wird er stets durch den gleichen Wert ersetzt (”Mary Jones” wird immer durch “Ressource 1” ersetzt). Auf diese Weise ermöglicht Ihnen die Anonymisierung, die ursprünglichen Daten zu verschleiern und gleichzeitig wesentliche Muster des Datensatzes für Ihre Analyse zu bewahren. Sie können z.B. die Arbeitsauslastung alle Mitarbeiter analysieren, ohne die tatsächlichen Namen zu sehen.

Einige Process Mining-Tools (wie Disco oder ProM) haben Anonymisierungsfunktionalität bereits eingebaut. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Daten in das Process-Mining-Tool importieren und dort auswählen können, welche Datenfelder anonymisiert werden sollen. Sie können beispielsweise die Case-IDs, den Ressourcennamen, die Attributwerte oder die Zeitstempel anonymisieren. Anschließend können Sie den anonymisierten Datensatz exportieren und an Ihr Team für die Analyse weitergeben.

Was man tun sollte:

  • Denken Sie daran, dass trotz einer Anonymisierung bestimmte Informationen immer noch identifizierbar sein können. Vielleicht gibt es beispielsweise nur einen Patienten mit einer sehr seltenen Krankheit oder das Geburtsdatum Ihres Kunden in Kombination mit dem Geburtsort kann die Anzahl der möglichen Personen, auf die dies zutrifft, so stark einschränken, dass die Daten nicht mehr anonym sind.

Was man nicht tun sollte:

  • Anonymisieren der Daten, bevor Sie Ihre Daten bereinigt haben, da nach der Anonymisierung eine Datenreinigung oft nicht mehr möglich ist. Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass in verschiedenen Regionen Kundenkategorien unterschiedliche benannt werden, obwohl sie dasselbe bedeuten. Sie möchten diese unterschiedlichen Namen in einem Datenreinigungsschritt zusammenführen. Nachdem Sie jedoch die Namen als “Kategorie 1”, “Kategorie 2” usw. anonymisiert haben, kann die Datenreinigung nicht mehr durchgeführt werden.
  • Anonymisierung von Feldern, die nicht anonymisiert werden müssen. Während eine Anonymisierung dabei helfen kann, die Muster Ihrer Daten zu bewahren, können Sie leicht relevante Informationen verlieren. Wenn Sie beispielsweise die Case-ID in Ihrem Incident-Management-Prozess anonymisieren, können Sie die Ticketnummer des Vorgangs im Service Desk-System nicht mehr ausfindig machen. Durch die Schaffung einer Kooperationskultur rund um Ihre Process Mining-Initiative (siehe Leitfaden Nr. 4) und durch eine verantwortungsvolle, zielorientierte Arbeitsweise, können Sie oft offen mit den ursprünglichen Daten arbeiten.
Anne Rozinat & Christian W. Günther

Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Regel 1 von 4:

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Dieser Artikel ist Teil 1 von 4 aus der Reihe Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining.

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“Clarify Goal of the Analysis – Process Mining Rule 1 of 4“

Klarstellung des Analyseziels

Die gute Nachricht ist, dass Process Mining in den häufigsten Fällen keine personenbezogenen Daten auswerten muss, da es sich meistens auf interne, organisatorische Prozesse konzentriert und nicht auf die Kundenprofile. Des Weiteren untersuchen Sie die generellen Prozessmuster. Process Mining sucht beispielsweise in der Regel nach Möglichkeiten, den Prozess auf intelligentere Art und Weise aufzubauen, um somit unnötige Leerlaufzeiten zu vermeiden, anstatt die Menschen zu schnellerem Arbeiten zu drängen.

Wenn Sie die Leistung eines bestimmten Prozesses besser verstehen möchten, müssen Sie sich allerdings häufig mit den Attributen auseinandersetzen, die das Variieren des Prozessverhaltens oder deren Durchlaufzeiten erklären können. Und Ihre Kollegen können sich schnell Sorgen machen, wohin dies führt.

Aus diesem Grund sollten Sie sich bereits am Anfang des Process Mining-Projektes über das Analyseziel Gedanken machen. Seien Sie sich im Klaren darüber, wie die Ergebnisse verwendet werden. Denken Sie darüber nach, welche Probleme Sie versuchen zu lösen und welche Daten Sie benötigen, um dieses Problem lösen zu können.

Was man tun sollte:

  • Überprüfen Sie, ob es gesetzliche Einschränkungen hinsichtlich der Daten gibt. So können beispielsweise in Deutschland mitarbeiterbezogene Daten typischerweise nicht verwendet werden und werden normalerweise gar nicht erst extrahiert. Falls sich Ihr Projekt auf die Analyse von Kundendaten konzentriert, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Einschränkungen verstanden und Anonymisierungsoptionen in Betracht gezogen haben (siehe Richtlinie Nr. 3).
  • Ziehen Sie die Aufstellung einer Ethik-Charta in Erwägung, die das Projektziel umfasst, einschließlich allem, was auf der Analyse basierend durchgeführt wird und was nicht. Sie können beispielsweise klar festhalten, dass das Ziel nicht darin besteht, die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten. Tauschen Sie sich mit den Personen, die für die Extraktion der Daten verantwortlich sind, darüber aus, was diese Ziele sind, und bitten Sie sie um deren Unterstützung bei der entsprechenden Vorbereitung der Daten.

Was man nicht tun sollte:

  • Mit einer wagen Idee durchzustarten und einfach anzufangen, alle Daten zu extrahieren, die Sie bekommen können. Überlegen Sie sich stattdessen lieber: Welches Problem versuche ich zu lösen? Und welche Daten brauche ich, um dieses Problem zu lösen? Ihr Projekt sollte sich auf Unternehmensziele konzentrieren, die vom Manager des Prozesses, den Sie analysieren, unterstützt werden können (siehe Leitlfaden Nr. 4).
  • Das erste Projekt zu groß machen. Konzentrieren Sie sich stattdessen lieber auf einen Prozess mit klarem Ziel. Wenn der Umfang Ihres Projektes zu groß ist, können andere es blockieren oder gegen Sie arbeiten, ohne zu verstehen, was Process Mining tatsächlich bewegen kann.
Anne Rozinat & Christian W. Günther

Datenschutz, Sicherheit und Ethik beim Process Mining – Artikelserie

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Als ich vor zwölf Jahren in die Niederlande zog und anfing, bei lokalen Supermarktketten wie Albert Heijn einzukaufen, habe ich mich zunächst gegen die Bonuskarte (Treuekarte für Rabatte) gewehrt, da ich nicht wollte, dass das Unternehmen meine Einkäufe nachverfolgen konnte. Ich verstand, dass die Verwendung dieser Informationen ihnen helfen könnte, mich zu manipulieren, indem sie Produkte anwerben oder so arrangieren würden, dass ich mehr kaufen würde, als mir lieb war. Es fühlte sich einfach falsch an.

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“Privacy, Security and Ethics in Process Mining – Article Series“

Fakt ist aber, dass keine Datenanalyse-Technik intrinsisch gut oder schlecht ist. Es liegt allein in den Händen der Menschen, ob sie die Technologie so einsetzen, dass dabei etwas Produktives und Konstruktives entsteht. Während Supermärkte die Informationen ihrer Kunden aufgrund der Treue-Karten benutzen könnten, um sicherzustellen, dass sie den längsten Weg im Geschäft haben, wenn sie ihre gewöhnlichen Produkte einkaufen (und dadurch an soviel anderen Produkten wie möglich vorbeikommen), können sie auf der anderen Seite die Informationen verwenden, um den Einkauf angenehmer zu gestalten und mehr Produkte anzubieten, die wir mögen.

Die meisten Unternehmen haben mit der Anwendung von Datenanalysetechniken begonnen, mit welchen sie ihre Daten auf die eine oder andere Weise analysieren. Diese Datenanalysen können Unternehmen und ihren Kunden gewaltige Chancen einräumen, doch mit der zunehmenden Nutzung der Data-Science-Techniken drängt sich auch die Frage der Ethik und die einer verantwortungsvollen Anwendung in den Vordergrund. Initiativen, wie die Seminarreihe ‘Responsible Data Science [1]’, beschäftigen sich mit dem Thema insofern, als ein Bewusstsein geschaffen wird und die Forscher ermutigt werden, Algorithmen zu entwickeln, die sich auf Konzepte wie Fairness, Genauigkeit, Vertraulichkeit und Transparenz stützen [2].

Process Mining kann Ihnen erstaunlichen Einblicke in Ihre Prozesse verschaffen und Ihre Verbesserungsinitiativen mit Inspiration und Enthusiasmus bereichern, wenn Sie es richtig anwenden. Aber wie können Sie sicherstellen, dass Sie Process Mining verantwortungsvoll anwenden? Was sollten Sie beachten, wenn Sie Process Mining in Ihre eigene Organisation integrieren?

In dieser Artikelserie stellen wir Ihnen vier Richtlinien vor, die Sie befolgen können, um Ihre Process Minining-Analyse verantwortungsvoll vorzubereiten:

– Teil 1 von 4: Klarstellung des Analyseziels

– Teil 2 von 4: Verantwortungsvoller Umgang mit Daten

– Teil 3 von 4: Anonymisierung in Betracht ziehen

– Teil 4 von 4: Schaffung einer Kooperationskultur

Danksagung

Wir danken Frank van Geffen und Léonard Studer, der die ersten Diskussionen in der Arbeitsgruppe rund um das verantwortungsvolle Process Mining im Jahr 2015 initiiert haben. Wir danken ausserdem Moe Wynn, Felix Mannhardt und Wil van der Aalst für ihr Feedback zu früheren Versionen dieses Artikels.

 

Benjamin Aunkofer

Benford-Analyse

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Das Benfordsche Gesetz beschreibt eine Verteilung der Ziffernstrukturen von Zahlen in empirischen Datensätzen. Dieses Gesetz, welches kein striktes Naturgesetz ist, sondern eher ein Erklärungsversuch in der Natur und in der Gesellschaft vorkommende Zahlenmuster vorherzusagen.

Das Benfordsche Gesetz beruht auf der Tatsache, dass die Ziffern in einem Zahlensystem hierarchisch aufeinander aufbauen: Es beginnt mit der 1, dann folgt die 2, dann die 3 usw. In Kombination mit bestimmten Gesetzen der Natur (der natürliche Wachstumsprozess, dabei möglichst energiesparend wachsen/überleben) oder Ökonomie (so günstig wie möglich einkaufen) ist gemäß des Benfordschen Gesetz zu erwarten, dass die Ziffer 1 häufiger vorkommt als die 2, die wiederum häufiger vorkommt als die 3. Die Ziffer 9 braucht demnach den längsten Weg und kommt entsprechend verhältnismäßig seltener vor.

Dieses Phönomen hilft uns bei echten Zufallszahlen nicht weiter, denn dann sind alle Ziffern nicht aufeinander aufbauend, sondern mehr oder weniger gleichberechtigt in ihrem Auftrauen. Bei der klassischen und axiomatischen Wahrscheinlichkeit kommen wir damit also nicht ans Ziel.

Die Benford-Analyse ist im Grunde eine Ausreißeranalyse: Wir vergleichen Ziffernmuster in Datenbeständen mit der Erwartungshaltung des Benfordschen Gesetzes. Weicht das Muster von dieser Erwartung ab, haben wir Diskussionsbedarf.

Moderne Zahlensysteme sind Stellenwert-Zahlensysteme. Neben den Dual-, Oktal- und Hexadezimalzahlensystemen, mit denen sich eigentlich nur Informatiker befassen, wird unser Alltag vom Dezimalzahlensystem geprägt. In diesem Zahlensystem hat jede Stelle die Basis 10 (“dezi”) und einen Exponenten entsprechend des Stellenwertes, multipliziert mit der Ziffer d. Es ist eine Exponentialfunktion, die den Wert der Ziffern in bestimmter Reihenfolge ermittelt:

Z =\sum_{i=-n}^{m}d_{i}\cdot10^{i}

Die Benford-Analyse wird meistens nur für die erste Ziffer (also höchster Stellenwert!) durchgeführt. Dies werden wir gleich einmal beispielhaft umsetzen.

Die Wahrscheinlichkeit des Auftretens der ersten “anführenden” Ziffer d ist ein Logarithmus zur Basis B. Da wir im alltäglichen Leben – wie gesagt – nur im Dezimalzahlensystem arbeiten, ist für uns B = 10.

p(d)=\log_{B}\left( 1 +\frac{1}{d} \right)

Im Standard-Python lässt sich diese Formel leicht mit einer Schleife umsetzen:

Benford-Algorithmus in Python mit NumPy und Pandas

Nachfolgend setzen wir eine Benford-Analyse als Minimalbeispiel in NumPy und Pandas um.

Nun möchten wir eine Tabelle erstellen, mit zwei Spalten, eine für die Ziffer (Digit), die andere für die relative Häufigkeit der Ziffer (Benford Law). Dazu nutzen wir das DataFrame aus dem Pandas-Paket. Das DataFrame erstellen wir aus den zwei zuvor erstellten NumPy-Arrays.

Man könnte sicherlich auch den natürlichen Index des DataFrames nutzen, indem wir diesen nur um jeweils 1 erhöhen, aber das verwirrt später nur und tun wir uns jetzt daher lieber nicht an…

Das Dataframe-Objekt kann direkt plotten (das läuft über die matplotlib, die wir aber nicht direkt einbinden müssen):benfordsches_gesetz_dezimalzahlen_ziffern

Diese neun Balken zeigen die Verteilung der Ziffernhäufigkeit nach dem Benfordschen Gesetz, diese Verteilung ist unsere Erwartungshaltung an andere nummerische Datenbestände, wenn diese einem natürlichen Wachstum unterliegen.

Analyse der Verteilung der ersten Ziffer in Zahlungsdaten

Jetzt brauchen wir Daten mit nummerischen Beträgen, die wir nach Benford testen möchten. Für dieses Beispiel nehme ich aus einem ein SAP-Testdatensatz die Spalte ‘DMBTR’ der Tabelle ‘BSEG’ (SAP FI). Die Spalte ‘DMBTR’ steht für “Betrag in Hauswährung’, die ‘BSEG’ ist die Tabelle für die buchhalterischen Belegsegmente.
Die Datei mit den Testdaten ist über diesen Link zum Download verfügbar (Klick) und enthält 40.000 Beträge.

Wir laden den Inhalt der Datei via NumPy.LoadTxt() und machen aus dem resultierenden NumPy-Array wieder ein Pandas.DataFrame und holen uns die jeweils erste Ziffer für alle Einträge als Liste zurück.

Die Einträge der ersten Ziffer in firstDigits nehmen wir uns dann vor und gruppieren diese über die Ziffer und ihrer Anzahl relativ zur Gesamtanzahl an Einträgen.

Wenn wir die Werte der relativen Anzahl aufsummieren, landen wir bei 94% statt 100%. Dies liegt daran, dass wir die Ziffer 0 ausgelassen haben, diese jedoch tatsächlich vorkommt, jedoch nur bei Beträgen kleiner 1.00. Daher lassen wir die Ziffer 0 außenvor. Wer jedoch mehr als nur die erste Ziffer prüfen möchte, wird die Ziffer 0 wieder mit in die Betrachtung nehmen wollen. Nur zur Probe nocheinmal mit der Ziffer 0, so kommen wir auf die 100% der aufsummierten relativen Häufigkeiten:

Nun erstellen wir ein weiteres Pandas.DataFrame, mit zwei Spalten: Die Ziffern (Digit) und die tatsächliche Häufigkeit in der Gesamtpopulation (Real Distribution):

Abgleich der Ziffernhäufigkeit mit der Erwartung

Nun bringen wir die theoretische Verteilung der Ziffern, also nach dem zuvor genannten Logarithmus, und die tatsächliche Verteilung der ersten Ziffern in unseren Zahlungsdaten in einem Plot zusammen:

In dem Plot wird deutlich, dass die Verteilung der führenden Ziffer in unseren Zahlungsdaten in ziemlich genau unserer Erwartung nach dem Benfordschen Gesetz entspricht. Es sind keine außerordentlichen Ausreißer erkennbar. Das wäre auch absolut nicht zu erwarten gewesen, denn der Datensatz ist mit 40.000 Einträgen umfassend genug, um dieses Muster gut abbilden zu können und von einer Manipulation dieser Beträge im SAP ist ebenfalls nicht auszugehen.

benford-analyse-python-fuer-sap-bseg-dmbtr

Gegenüberstellung: Computer-generierte Zufallszahlen

Jetzt wollen wir nochmal kurz darauf zurück kommen, dass das Benfordsche Gesetz für Zufallszahlen nicht unwendbar ist. Bei echten Zufallszahlen bin ich mir da auch sehr sicher. Echte Zufallszahlen ergeben sich beispielweise beim Lotto, wenn die Bälle mit Einzel-Ziffern durch eine Drehkugel hüpfen. Die Lottozahl-Ermittlung erfolgt durch die Zusammenstellung von jeweils gleichberechtigt erzeugten Ziffern.
Doch wie ist dies bei vom Computer generierten Zufallszahlen? Immerhin heißt es in der Informatik, dass ein Computer im Grunde keine Zufallszahlen erzeugen kann, sondern diese via Takt und Zeit erzeugt und dann durchmischt. Wir “faken” unsere Zahlungsdaten nun einfach mal via Zufallszahlen. Hierzu erstellen wir in NumPy ein Array mit 2000 Einträgen einer Zufallszahl (NumPy.Random.rand(), erzeugt floats 0.xxxxxxxx) und multiplizieren diese mit einem zufälligen Integer (Random.randint()) zwischen 0 und 1000.

Erzeugen wir die obigen Datenstrukturen erneut, zeigt sich, dass die Verteilung der Zufallszahlen ganz anders aussieht: (vier unterschiedliche Durchläufe)

benford-analyse-python-numpy-pseudo-zufallszahlen

Anwendung in der Praxis

Data Scientists machen sich das Benfordsche Gesetz zu Nutze, um Auffälligkeiten in Zahlen aufzuspüren. In der Wirtschaftsprüfung und Forensik ist diese Analyse-Methode recht beliebt, um sich einen Eindruck von nummerischen Daten zu verschaffen, insbesondere von Finanztransaktionen. Die Auffälligkeit durch Abweichung vom Benfordchen Gesetz entsteht z. B. dadurch, dass Menschen eine unbewusste Vorliebe für bestimmte Ziffern oder Zahlen haben. Greifen Menschen also in “natürliche” Daten massenhaft (z. B. durch Copy&Paste) ein, ist es wahrscheinlich, dass sie damit auch vom Muster des Benfordschen Gesetzes abweichen. Weicht das Muster in Zahlungsströmen vom Bendfordsche Erwartungsmuster für bestimmte Ziffern signifikant ab, könnte dies auf Fälle von unnatürlichen Eingriffen hindeuten.

Die Benford-Analyse wird auch gerne eingesetzt, um Datenfälschungen in wissenschaftlichen Arbeiten oder Bilanzfälschungen aufzudecken. Die Benford-Analyse ist dabei jedoch kein Beweis, sondern liefert nur die Indizien, die Detailanalysen nach sich ziehen können/müssen.