Process Analytics – Data Analysis for Process Audit & Improvement

Process Mining: Innovative data analysis for process optimization and audit

Step-by-Step: New ways to detect compliance violations with Process Analytics

In the course of the advancing digitization, an enormous upheaval of everyday work is currently taking place to ensure the complete recording of all steps in IT systems. In addition, companies are increasingly confronted with increasingly demanding regulatory requirements on their IT systems.

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“Process Mining: Innovative Analyse von Datenspuren für Audit und Forensik “

The unstoppable trend towards a connected world will further increase the possibilities of process transparency, but many processes in the company area are already covered by one or more IT systems. Each employee, as well as any automated process, leaves many data traces in IT backend systems, from which processes can be replicated retroactively or in real time. These include both obvious processes, such as the entry of a recorded purchase order or invoice, as well as partially hidden processes, such as the modification of certain entries or deletion of these business objects.

1 Understanding Process Analytics

Process Analytics is a data-driven methodology of the actual process analysis, which originates in forensics. In the wake of the increasing importance of computer crime, it became necessary to identify and analyze the data traces that potential criminals left behind in IT systems in order to reconstruct the event as much as possible.

With the trend towards Big Data Analytics, Process Analytics has not only received new data bases, but has also been further developed as an analytical method. In addition, the visualization enables the analyst or the report recipient to have a deeper understanding of even more complex business processes.

While conventional process analysis primarily involves employee interviews and monitoring of the employees at the desk in order to determine actual processes, Process Analytics is a leading method, which is purely fact-based and thus objectively approaching the processes. It is not the employees who are asked, but the IT systems, which not only store all the business objects recorded in a table-oriented manner, but also all process activities. Every IT system for enterprise purposes log all relevant activities of the whole business process, in the background and invisible to the users, such as orders, invoices or customer orders, with a time stamp.

2 The right choice of the processes to analyze

Today almost every company works with at least one ERP system. As other systems are often used, it is clear which processes can not be analyzed: Those processes, which are still carried out exclusively on paper and in the minds of the employees, which are typical decision-making processes at the strategic level and not logged in IT systems.

Operational processes, however, are generally recorded almost seamlessly in IT systems. Furthermore, almost all operational decisions are recorded by status flags in datasets.

The operational processes, which can be reconstructed and analyzed with Process Mining very well and which are of equal interest from the point of view of compliance, include for example:

– Procurement

– Logistics / Transport

– Sales / Ordering

– Warranty / Claim Management

– Human Resource Management

Process Analytics enables the greatest possible transparency across all business processes, regardless of the sector and the department. Typical case IDs are, for example, sales order number, procurement order number, customer or material numbers.

3 Selection of relevant IT systems

In principle, every IT system used in the company should be examined with regard to the relevance for the process to be analyzed. As a rule, only the ERP system (SAP ERP or others) is relevant for the analysis of the purchasing processes. However, for other process areas there might be other IT systems interesting too, for example separate accounting systems, a CRM or a MES system, which must then also be included.

Occasionally, external data should also be integrated if they provide important process information from externally stored data sources – for example, data from logistics partners.

4 Data Preparation

Before the start of the data-driven process analysis, the data directly or indirectly indicating process activities must be identified, extracted and processed in the data sources. The data are stored in database tables and server logs and are collected via a data warehousing procedure and converted into a process protocol or – also called – event log.

The event log is usually a very large and wide table which, in addition to the actual process activities, also contains parameters which can be used to filter cases and activities. The benefit of this filter option is, for example, to show only process flows where special product groups, prices, quantities, volumes, departments or employee groups are involved.

5 Analysis Execution

The actual inspection is done visually and thus intuitively with an interactive process flow diagram, which represents the actual processes as they could be extracted from the IT systems. The event log generated by the data preparation is loaded into a data visualization software (e.g. Celonis PM Software), which displays this log by using the case IDs and time stamps and transforms this information in a graphical process network. The process flows are therefore not modeled by human “process thinkers”, as is the case with the target processes, but show the real process flows given by the IT systems. Process Mining means, that our enterprise databases “talk” about their view of the process.

The process flows are visualized and statistically evaluated so that concrete statements can be made about the process performance and risk estimations relevant to compliance.

6 Deviation from target processes

The possibility of intuitive filtering of the process presentation also enables an analysis of all deviation of our real process from the desired target process sequences.

The deviation of the actual processes from the target processes is usually underestimated even by IT-affine managers – with Process Analytics all deviations and the general process complexity can now be investigated.

6 Detection of process control violations

The implementation of process controls is an integral part of a professional internal control system (ICS), but the actual observance of these controls is often not proven. Process Analytics allows circumventing the dual control principle or the detection of functional separation conflicts. In addition, the deliberate removal of internal control mechanisms by executives or the incorrect configuration of the IT systems are clearly visible.

7 Detection of previously unknown behavioral patterns

After checking compliance with existing controls, Process Analytics continues to be used to recognize previously unknown patterns in process networks, which point to risks or even concrete fraud cases and are not detected by any control due to their previously unknown nature. In particular, the complexity of everyday process interlacing, which is often underestimated as already mentioned, only reveals fraud scenarios that would previously not have been conceivable.

8 Reporting – also possible in real time

As a highly effective audit analysis, Process Analytics is already an iterative test at intervals of three to twelve months. After the initial implementation, compliance violations, weak or even ineffective controls, and even cases of fraud, are detected reliably. The findings can be used in the aftermath to stop the weaknesses. A further implementation of the analysis after a waiting period makes it possible to assess the effectiveness of the measures taken.

In some application scenarios, the seamless integration of the process analysis with the visual dashboard to the IT system landscape is recommended so that processes can be monitored in near real-time. This connection can also be supplemented by notification systems, so that decision makers and auditors are automatically informed about the latest process bottlenecks or violations via SMS or e-mail.


Process Analytics is, in the course of the digitalization, the highly effective methodology from the area of ​​Big Data Analysis for detecting compliance-relevant events throughout the company and also providing visual support for forensic data analysis. Since this is a method, and not a software, an expansion of the IT system landscape, especially for entry, is not absolutely necessary, but can be carried out by internal or external employees at regular intervals.

Intelligence Gathering

Beispiele für Data Science stehen häufig im Kontext von innovativen Internet-StartUps, die mit entsprechenden Methoden individuelle Kundenbedürfnisse in Erfahrung bringen. Es gibt jedoch auch eine Dunkle Seite der Macht, auf die ich nachfolgend über ein Brainstorming eingehen möchte.

Was ist Intelligence Gathering?

Unter Intelligence Gathering wird jegliche legale und illegale Beschaffung von wettbewerbsentscheidenden Informationen verstanden, von traditioneller Marktforschung bis hin zur Wirtschaftsspionage. Unter Intelligence Gathering fallen die Informationsbeschaffung und die Auswertung, wobei nicht zwangsläufig elektronische Beschaffungs- und Auswertungsszenarien gemeint sind, auch wenn diese den Großteil der relevanten Informationsbeschaffung ausmachen dürften.

Welche Data Science Methoden kommen zum Einsatz?

Alle. Unter dem Oberbegriff von Intelligence Gathering fallen die vielfältigsten Motive der Informationsgewinnung um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Genutzt werden statistische Datenanalysen, Process Mining, Predictive Analytics bis hin zu Deep Learning Netzen. Viele Einsatzzwecke bedingen ein gutes Data Engineering vorab, da Daten erstmal gesammelt, häufig in großen Mengen gespeichert und verknüpft werden müssen. Data Scraping, das Absammeln von Daten aus Dokumenten und von Internetseiten, kommt dabei häufig zum Einsatz. Dabei werden manchmal auch Grenzen nationaler Gesetze überschritten, wenn z. B. über die Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen (z. B. IP-Sperren, CAPTCHA, bis hin zum Passwortschutz) unberechtigte Zugriffe auf Daten erfolgen.

Welche Daten werden beispielsweise analysiert?

  • Social-Media-Daten
  • Freie und kommerzielle Kontaktdatenbanken
  • Internationale Finanzdaten (Stichwort: SWIFT)
  • Import-Export-Daten (Stichworte: PIERS, AMS)
  • Daten über Telefonie und Internetverkehr (Sitchwort: Vorratsdatenspeicherung)
  • Positionsdaten (z. B. via GPS, IPs, Funkzellen, WLAN-Mapping)
  • Daten über den weltweiten Reiseverkehr (Stichworte: CRS, GDS, PNR, APIS)

Das volle Potenzial der Daten entfaltet sich – wie jeder Data Scientist weiß – erst durch sinnvolle Verknüpfung.

Welche Insights sind beispielsweise üblich? Und welche darüber hinaus möglich?

Übliche Einblicke sind beispielsweise die Beziehungsnetze eines Unternehmens, aus denen sich wiederum alle wichtigen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstigen Stakeholder ableiten lassen. Es können tatsächliche Verkaufs- und Einkaufskonditionen der fremden Unternehmen ermittelt werden. Im Sinne von Wissen ist Macht können solche Informationen für eigene Verhandlungen mit Kunden, Lieferanten oder Investoren zum Vorteil genutzt werden. Häufiges Erkenntnisziel ist ferner, welche Mitarbeiter im Unternehmen tatsächliche Entscheider sind, welche beruflichen und persönlichen Vorlieben diese haben. Dies ist auch für das gezielte Abwerben von Technologieexperten möglich.

Darüber hinaus können dolose Handlungen wie etwa Bestechung oder Unterschlagung identifiziert werden. Beispielsweise gab es mehrere öffentlich bekannt gewordene Aufdeckungen von Bestechungsfällen bei der Vergabe von Großprojekten, die US-amerikanische Nachrichtendienste auf anderen Kontinenten aufgedeckt haben (z. B. der Thomson-Alcatel-Konzern Korruptionsfall in Brasilien). Die US-Politik konnte dadurch eine Neuvergabe der Projekte an US-amerikanische Unternehmen erreichen.

Welche Akteure nutzen diese Methoden der Informationsgewinnung?

Die Spitzenakteure sind Nachrichtendienste wie beispielsweise der BND (Deutschland), die CIA (USA) und die NSA (USA).  In öffentlichen Diskussionen und Skandalen ebenfalls im Rampenlicht stehende Geheimdienste sind solche aus Frankreich, Großbritanien, Russland und China. Diese und andere nationale Nachrichtendienste analysieren Daten aus öffentlich zugänglichen Systemen, infiltrieren aber auch gezielt oder ungezielt fremde Computernetzwerke. Die Nachrichtendienste analysieren Daten in unterschiedlichsten Formen, neben Metadaten von z. B. Telefonaten und E-Mails auch umfangreiche Textinformationen, Bild-/Videomaterial sowie IT-Netzwerkverkehr. Der weltweit eingeschlagene Weg zur vernetzten Welt (Internet of Things) wird Intelligence Gathering weiter beflügeln.

[box]Anmerkung: Open Data Analytics

Eine Informationsquelle, die selbst von Experten häufig unterschätzt wird, ist die Möglichkeit der Gewinnung von Erkenntnissen über Märkte, Branchen und Unternehmen durch die Auswertung von öffentlich zugänglichen Informationen, die in gedruckter oder elektronischer Form in frei zugänglichen Open-Data-Datenbanken und Internetplattformen verfügbar gemacht werden, aber beispielsweise auch über Radio, Zeitungen, Journalen oder über teilweise frei zugängliche kommerzielle Datenbanken.[/box]

Die Nachrichtendienste analysieren Daten, um nationale Gefahren möglichst frühzeitig erkennen zu können. Längst ist jedoch bekannt, dass alle Nachrichtendienste zumindest auf internationaler Ebene auch der Wirtschaftsspionage dienen, ja sogar von Regierungen und Konzernen direkt dazu beauftragt werden.

Internet-Giganten wie Google, Baidu, Microsoft ( oder Facebook haben Intelligence Gathering, häufig aber einfach als Big Data oder als Datenkrake bezeichnet, zu einem Hauptgeschäftszweck gemacht und sind nicht weit von der Mächtigkeit der Nachrichtendienste entfernt, in einigen Bereichen diesen vermutlich sogar deutlich überlegen (und zur Kooperation mit diesen gezwungen).

Finanzdienstleister wie Versicherungen und Investmentbanker nutzen Intelligence Gathering zur Reduzierung ihrer Geschäftsrisiken. Weitere Akteure sind traditionelle Industrieunternehmen, die auf einen Wettbewerbsvorteil durch Intelligence Methoden abzielen.

Nachfolgend beschränke ich mich weitgehend auf Intelligence Gathering für traditionelle Industrieunternehmen:


Industrielle Marktforschung

Die Industrielle Marktforschung ist eine auf bestimmte Branchen, Produkt- oder Kundengruppen spezialisierte Marktforschung die vor allem auf die Analyse des Kundenverhaltens abzielt. Diese kann auf vielen Wegen, beispielsweise durch gezielte Marktbeobachtung oder statistische Analyse der durch Kundenbefragung erhobenen Daten erfolgen. Customer Analytics und Procurement Analytics sind zwei Anwendungsgebiete für Data Science in der industriellen Marktforschung.

Business Intelligence und Competitive Intelligence

Der Begriff Business Intelligence ist aus der modernen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Business Intelligence bezeichnet die Analyse von unternehmensinternen und auch -externen Daten, um das eigene Unternehmen benchmarken zu können, eine Transparenz über die Prozesse und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu erreichen. Das Unternehmen reflektiert sich mit Business Intelligence selbst.

Competitive Intelligence nutzt sehr ähnliche, in den überwiegenden Fällen genau dieselben Methoden, jedoch nicht mit dem Ziel, ein Abbild des eigenen, sondern ein Abbild von anderen Unternehmen zu erstellen, nämlich von direkten Konkurrenten des eigenen Unternehmens oder auch von strategischen Lieferanten oder Zielkunden.

Motivationen für Competitive Intelligence

Die Motivationen für die genaue Analyse von Konkurrenzunternehmen können sehr vielfältig sein, beispielsweise:

  • Ermittlung der eigenen Wettbewerbsposition für ein Benchmarking oder zur Wettbewerberprofilierung
  • (Strategische) Frühwarnung/-aufklärung
  • Due Diligence bei Unternehmenskauf oder Bewertung von Marktzugangschancen
  • Chancen-/Risikoanalyse für neue Angebote/Absatzregionen
  • Issues Monitoring (für das eigene Unternehmen relevante Themen)
  • Analyse von Kundenanforderungen
  • Satisfaction Surveys (eigene und Wettbewerberkunden bzw. -zulieferer)
  • Bewertung von Zulieferern (Loyalität, Preisgestaltung, Überlebensfähigkeit)

Viele dieser Anwendungsszenarien sind nicht weit weg von aktuellen Business Intelligence bzw. Data Science Projekten, die öffentlich kommuniziert werden. Beispielsweise arbeiten Data Scientists mit aller Selbstverständlichkeit im Rahmen von Procurement Analytics daran, Lieferantennetzwerke hinsichtlich der Ausfallrisiken zu analysieren oder auch in Abhängigkeit von Marktdaten ideale Bestellzeitpunkte zu berechnen. Im Customer Analytics ist es bereits Normalität, Kundenausfallrisiken zu berechnen, Kundenbedürfnisse und Kundenverhalten vorherzusagen. Die viel diskutierte Churn Prediction, also die Vorhersage der Loyalität des Kunden gegenüber dem Unternehmen, grenzt an Competetitve Intelligence mindestens an.


Während Competititve Intelligence noch mit grundsätzlich legalen Methoden der Datenbeschaffung und -auswertung auskommt, ist die Wirtschaftsspionage eine Form der Wirtschaftskriminalität, also eine illegale Handlung darstellt, die strafrechtliche Konsequenzen haben kann. Zur Wirtschaftsspionage steigern sich die Handlungen dann, wenn beispielsweise auch interne Dokumente oder der Datenverkehr ohne Genehmigung der Eigentümer abgegriffen werden.

Beispiele für Wirtschaftsspionage mit Unterstützung durch Data Science Methoden ist die Analyse von internen Finanztransaktionsdaten, des Datenverkehrs (über Leitungen oder Funknetze) oder des E-Mail-Verkehrs. Neue Methoden aus den Bereichen Machine Learning / Deep Learning werden auch die Möglichkeiten der Wirtschaftsspionage weiter beflügeln, beispielsweise durch Einsatz von gezielter Schrift-/Spracherkennung in Abhör-Szenarien.

Strafrechtliche Bewertung und Verfolgung

Die strafrechtliche Verfolgung von datengetriebener Wirtschaftsspionage ist in der Regel schwierig bis praktisch unmöglich. Zu Bedenken gilt zudem, dass Datenabgriffe und -analysen mit Leichtigkeit in anderen Nationen außerhalb der lokalen Gesetzgebung durchgeführt werden können.

Nicht zu vergessen: Data Science ist stets wertfrei zu betrachten, denn diese angewandte Wissenschaft kann zur Wirtschaftsspionage dienen, jedoch genauso gut auch bei der Aufdeckung von Wirtschaftsspionage helfen.


Folgende Bücher sind Quellen für einen tieferen Einblick in Intelligence Gathering und die Möglichkeiten von Data Science zur Informationsbeschaffung.

Wirtschaftsspionage und Intelligence Gathering: Neue Trends der wirtschaftlichen Vorteilsbeschaffung

Data Mining and Predictive Analysis: Intelligence Gathering and Crime Analysis